Из вич в microsoft outlook

Обновлено: 23.04.2024

Excel for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 Outlook for Microsoft 365 PowerPoint for Microsoft 365 Excel for Microsoft 365 for Mac Word for Microsoft 365 for Mac Outlook for Microsoft 365 for Mac PowerPoint for Microsoft 365 for Mac Excel for the web Word for the web PowerPoint for the web Excel 2021 Word 2021 Outlook 2021 PowerPoint 2021 Excel 2019 Word 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Outlook on the web Excel for iPad Word for iPad PowerPoint for iPad Excel for iPhone Word for iPhone PowerPoint for iPhone Word for Android tablets Excel for Android tablets PowerPoint for Android tablets Excel for Android phones PowerPoint for Android phones Word for Android phones More. Less

Note: This feature requires a Microsoft 365 subscription and is available for users and organizations whose administrators have set up sensitivity labels. If you're an administrator looking to get started with sensitivity labels see Get started with sensitivity labels.

You can apply sensitivity labels to your files and emails to keep them compliant with your organization's information protection policies.

The names of these labels, the descriptions you see when you hover over them, and when to use each label will be customized for you by your organization. If you need additional information about which label to apply, and when, contact your organization's IT department.

How are sensitivity labels applied?

Sensitivity labels are applied either manually or automatically.

Note: Even if your administrator has not configured automatic labeling, they may have configured your system to require a label on all Office files and emails, and may also have selected a default label as the starting point. If labels are required you won't be able to save a Word, Excel, or PowerPoint file, or send an email in Outlook, without selecting a sensitivity label.

To apply, change, or remove a label manually follow these steps:

On the Home tab, select Sensitivity.

Important: Sensitivity is not available if your Office account isn't a work account with a Office 365 Enterprise E3 or Office 365 Enterprise E5 license assigned, if your administrator hasn't configured any sensitivity labels and enabled the feature for you, or if the Azure Information Protection client isn't running in Office.

Choose the sensitivity label that applies to your file or email.

Note: If your organization has configured a website to learn more about their sensitivity labels, you will also see a Learn more. option.

To remove a sensitivity label that has already been applied to a file, unselect it from the Sensitivity menu. Naturally if your organization requires labels on all files you won't be able to remove it.

On the Home tab, select Sensitivity.

Important: Sensitivity is not available if your Office account isn't a work account with a Office 365 Enterprise E3 or Office 365 Enterprise E5 license assigned, or if your administrator hasn't configured any sensitivity labels and enabled the feature for you .

Choose the sensitivity label that applies to your file or email.

Note: If your organization has configured a website to learn more about their sensitivity labels, you will also see a Learn more. option.

Word, Excel, and PowerPoint

On your Android tablet, select the Home tab (if it isn't already selected), then select Sensitivity.

On your Android phone, select the Edit icon on the top of your screen to expand the ribbon. On the Home tab, scroll down, then select Sensitivity.

Choose the sensitivity label that applies to your file.

Note: If your organization has configured a website to learn more about their sensitivity labels, you will also see a Learn more. option.

Outlook

When composing an email, select .

Select Add Sensitivity or Edit Sensitivity.

Choose the sensitivity label that applies to your email.

To remove a sensitivity label that has already been applied to an email, select Edit Sensitivity and then select Remove. Naturally if your organization requires labels on all files you won't be able to remove it.

Word, Excel, and PowerPoint

On your iPad, select the Home tab (if it isn't already selected), then select Sensitivity.

On your iPhone, select the Edit icon on the top of your screen to expand the ribbon. On the Home tab, scroll down, then select Sensitivity.

Choose the sensitivity label that applies to your file.

Note: If your organization has configured a website to learn more about their sensitivity labels, you will also see a Learn more. option.

Outlook

When composing an email, select .

Select Add Sensitivity or Edit Sensitivity.

Choose the sensitivity label that applies to your email.

Outlook

When composing an email, select Sensitivity.

Important: Sensitivity is not available if your Office account isn't a work account, and if your administrator hasn't configured any sensitivity labels and enabled the feature for you.

Choose the sensitivity label that applies to your email.

Note: If your organization has configured a website to learn more about their sensitivity labels, you will also see a Learn More option.

To remove a sensitivity label that has already been applied to an email, unselect it from the Sensitivity menu. Naturally if your organization requires labels on all files you won't be able to remove it.

Word, Excel, PowerPoint

On the Home tab, select Sensitivity.

Choose the sensitivity label that applies to your file.

Note: If your organization has configured a website to learn more about their sensitivity labels, you will also see a Learn More option.

Automatically applied (or recommended) labels

If your administrator has set up automatic labeling then files or emails that contain certain kinds of information - such as social security numbers, credit card numbers, or other sensitive information - can have a specified label either recommended for, or applied, automatically.

If a label has been applied automatically you'll see a notification below the Office ribbon that looks like this.

The notice for when a label has been recommended, but not automatically applied, looks similar.

How do I know what label is currently applied?

The way to see the currently applied label, if any, varies slightly depending upon whether you're on desktop or mobile.

On desktop apps (including Office for the web) look at the status bar at the bottom of the window.

On the Office mobile apps, select the menu.

Outlook is a bit different

In Outlook nothing appears if no label has been selected or if you're composing an email and only the default label is applied.

If a label has been selected, however, you'll see it on the InfoBar just above the To field.

What happens when I apply a sensitivity label?

When you apply a sensitivity label, the label information will persist with your file or email, even as it is shared between devices, applications, and cloud services. Applying a sensitivity label may also result in changes to your file or email according to your organization's configuration, such as:

Encryption with Information Rights Management may be applied to your file or email

A header or footer may appear in your file or email

A watermark may appear in your file

Note: If you don't have permission to change or remove a sensitivity label, you'll be prevented from doing so with an error message in most apps. In some apps, like Outlook mobile, the sensitivity labels will simply be disabled.

Not all apps on all platforms support the same behavior, so the exact results of applying a sensitivity label may vary slightly. For more information about what capabilities are supported on each platform see Support for sensitivity label capabilities in apps.

Justify changes to sensitivity label

Your administrator can have a policy that requires you to provide justification before changing a sensitivity label from a higher sensitivity to a lower sensitivity. In this configuration, you may be asked to choose a justification reason or provide your own when selecting a less sensitive label.

Note: You will only be asked to justify changes one time after opening a document or replying to forwarding an email message. After justifying once, subsequent changes will not require justification until that document or email message is closed and opened again.

Важно: Для работы приложения в Outlook приложение Skype для бизнеса должно быть включено в развертывание Office, даже если вы планируете использовать только Microsoft Teams. В будущем вы планируете удалить зависимость Skype для бизнеса, но в настоящее время они не запланированы.

Визуальное представление

о доступности ваших контактов, известном как присутствие в сети или состояние, указывает, находится ли пользователь в сети и доступен для беседы в реальном времени.

Занят

Нет на месте

возле имени отправителя;

рядом с именами в полях "Кому" и "Копия";

на странице "Контакты".

Щелкните индикатор состояния рядом с именем человека.

Вы можете управлять тем, как ваше состояние отображается для других пользователей. Например, если вы недоступны, вы можете изменить свое состояние на
Занят.

Щелкните Файл, чтобы открыть представление Backstage, а затем выберите пункт Параметры.

На вкладке Люди в разделе Состояние в сети и фотографии установите или снимите флажок Показывать состояние рядом с именем.

возле имени отправителя;

рядом с именами в полях "Кому" и "Копия";

в области "Экспресс-контакты".

Щелкните индикатор состояния рядом с именем человека.

Щелкните Файл, чтобы открыть представление Backstage, а затем выберите пункт Параметры.

На вкладке Контакты в разделе Указатель контактов установите или снимите флажок Показывать состояние рядом с именем.

Вы также можете подключить Lync к телефонной системе организации, чтобы получать оповещения о входящих звонках и перенаправлять вызовы на другой телефон. Если вы говорите по телефону, ваше состояние будет автоматически изменяться, чтобы другие пользователи знали, что вы недоступны.

Примечание: Доступные варианты состояния зависят от используемой службы. Дополнительные сведения о них можно найти в справке службы.

В меню Сервис выберите Параметры и откройте вкладку Дополнительно.

В группе Имена пользователей установите флажок Выводить сведения о состоянии подключения рядом с именем пользователя.

При желании установите флажок Выводить сведения о состоянии подключения в полях "Кому" и "Копия", только если указатель мыши остается на имени пользователя.

Примечание: Этот параметр позволяет видеть состояние только тогда, когда вы наводите указатель на имя.

Щелкните индикатор состояния рядом с именем человека.

Сведения о том, как изменить этот параметр, можно найти в разделе "Включение и отключение сетевого состояния в Outlook" для более ранних версий.

Службы, совместимые с Outlook

Состояние контакта Outlook отображается при наведении указателя на его адрес электронной почты. В новом приглашении на собрание состояние отображается, если навести указатель на имя участника.

Статьи по использованию Skype и Skype для бизнеса в Outlook

Статьи об использовании Lync в Outlook

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Для классификации вложений в Outlook применяются 3 различные группы безопасности:

Уровень 1 – небезопасные вложения
Уровень 2 – файлы-вложений среднего уровня риска, которые напрямую из Outlook открыть нельзя (для открытия вложения нужно предварительно сохранить его на диск)
Уровень 3 – прочие вложения, которые можно открыть непосредственно в Outlook

К Уровню 1 относятся следующие типы файлов, открытие которых в Outlook блокируется:

К Уровню 2 по-умолчанию не относится ни один тип файлов. Конкретные типы файлов могут попасть в эту группу только после ручной настройки администратором на сервере Microsoft Exchange Server (естественно, если в Outlook используется ящик именно на таком почтовом сервере).

Так например, в Outlook письмо со вложенным reg файлом (мы отправляли reg –файл с новыми настройками часовых зон для Windows XP) в информационной строке появляется надпись:

Outlook blocked access to the following potentially unsafe attachments: TZ_WindowsXP.reg

В русской версии Outlook ошибка выглядит так:

Outlook блокировал доступ к следующим небезопасным вложениям.

Самое интересное, что в интерфейсе Outlook в принципе отсутствует возможность открыть или просмотреть заблокированное вложение. Обычно пользователи, знакомые с таким поведением Outlook, просто просят отправителя переслать файле еще раз, переименовав его расширение во что-то более безопасное, или заархивировав его, например, в zip или rar архив.

В общем случае, такое поведение Outlook оправдано и довольно эффективно предотвращает запуск пользователями небезопасных файлов. Однако в некоторых средах такая система защиты бывает неприемлемой (например, для служб техподдержки или разработчиков ПО). Далее мы покажем, каким образом можно с помощью небольшой модификации реестра разблокировать и сохранить полученное вложение в Outlook.

Закройте Outlook
Запустите редактор реестра и перейдите ветку HKEY_CURRENT_USER ->Software-> Microsoft-> Office-> -> Outlook->Security

Примечание. Каждая версия Outlook имеет собственный (внутренний) номер версии, в таблице ниже приведено соответствие

Outlook 2013 — 15.0
Outlook 2010 — 14.0
Outlook 2007 — 12.0
Outlook 2003 — 11.0
Outlook XP/2002 — 10.0
Outlook 2000 (SP3) — 9.0

В нашем случае для Outlook 2010 путь будет таким HCU ->Software ->Microsoft- >Office ->14.0->Outlook-> Security

Чтобы Outlook вновь блокировал указанные вложения, достаточно просто удалить в реестре параметр Level1Remove.

Чтобы произвести настройки почтовой программы Microsoft Outlook 2010 по протоколу IMAP:

5. В появившемся окне укажите следующие данные:

Проверьте, чтобы порт IMAP-сервера был указан 993, а порт SMTP-сервера 465.

Чтобы произвести настройки почтовой программы Microsoft Outlook 2010 по протоколу POP3:

Проверьте, чтобы порт POP3-сервера был указан 995, а порт SMTP-сервера 465.

Чтобы настроить вашу почтовую программу Microsort Outlook 2010 по безопасному протоколу SSL:

Если ваша почтовая программа настроена по протоколу POP3.

Проверьте, чтобы порт POP3-сервера был указан 995, а порт SMTP-сервера 465.

Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения. Если ваша почтовая программа настроена по протоколу IMAP.

Проверьте, чтобы порт SMTP-сервера был указан 465.

Если в вашей почтовой программе уже установлены указанные выше настройки, то никаких изменений производить не надо.

Если у вас возникли проблемы с настройкой почтовой программы, воспользуйтесь нашим помощником .

stay tune stay secure

По умолчанию Outlook блокирует доступ к потенциально опасным файлам во вложении (это исполняемые файлы и файлы сценариев, такие как .exe, .vbs, .bat, .msi, ps1 и т. д.).

Часто используемые файлы Microsoft Office (например, doc, xlsx, ppt), текстовые документы и файлы с нестандартными расширениями не блокируются.

Когда вы получаете почту с таким вложением, Outlook не позволяет вам сохранять или просматривать такое приложение.

Outlook заблокировал доступ к следующим потенциально опасным вложениям: Scan.001.jar

По умолчанию Outlook блокирует следующие типы файлов:

ADE, ADP, APP, ASP, BAS, BAT, CER, CHM, CMD, CNT, COM, CPL, CRT, CSH, DER, DIAGCAB, EXE, FXP, GADGET, GRP, HLP, HPJ, HTA, INF, INS, ISP, ITS, JAR, JNLP, JS, JSE, KSH, LNK, MAD, MAF, MAG, MAM, MAQ, MAR, MAS, MAT, MAU, MAV, MAW, MCF, MDA, MDB, MDE, MDT, MDW, MDZ, MSC, MSH, MSH1, MSH2, MSHXML, MSH1XML, MSH2XML, MSI, MSP, MST, MSU, OPS, OSD, PCD, PIF, PL, PLG, PRF, PRG, PRINTEREXPORT, PS1, PS1XML, PS2, PS2XML, PSC1, PSC2, PSD1, PSDM1, PST, REG, SCF, SCR, SCT, SHB, SHS, THEME, TMP, URL, VB, VBE, VBP, VBS, VSMACROS, VSW, WEBPNP, WEBSITE, WS, WSC, WSF, WSH, XBAP, XLL, XNK

Если вы доверяете отправителю и уверены, что этот файл безопасен, вы можете разблокировать определенные типы файлов вложений в Outlook через реестр:

Закройте Outlook;
Запустите редактор реестра regedit.exe;
В зависимости от версии Outlook перейдите к одному из следующих разделов реестра:
Outlook 2010
[HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 14.0 \ Outlook \ Security]
Outlook 2013
[HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ Security]
Outlook 2016
[HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Security]
Создайте новый тип ключа REG_SZ с именем Level1Remove;
Для значения ключа Level1Remove укажите список типов файлов, которые должны быть разблокированы в Outlook, разделенные точкой с запятой, например: .exe; .hta; .inf; .jar;

Запустите Outlook. Теперь вложения с указанными типами небезопасных файлов разблокированы.

Если вы используете шаблоны ADMX для управления приложениями Office, вы можете управлять списком безопасных вложений в Outlook с помощью политики в следующем разделе редактора GPO: Конфигурация пользователя \ Политики \ Административные шаблоны \ Microsoft Outlook 2010 \ Безопасность \ Параметры безопасности> Outlook Безопасный режим.

Если Outlook подключается к серверу Microsoft Exchange, обратите внимание, что администратор Exchange может указать типы файлов, которые необходимо заблокировать.

Доступ к этому вложению заблокирован

Список всех заблокированных типов файловых вложений можно отобразить как:

Или так для конкретного сервера:

Чтобы включить определенный тип файла в OWA, запустите консоль консоли управления Exchange и выполните команды (в этом примере мы разблокируем CHM-файлы на сервере msgmbx1):

Для Office365 вам нужно использовать только последние 4 строки кода.

Что это и как решить?

Да, я Жук, три пары лапок и фасеточные глаза :))

Изменено Жук MVP, Moderator 6 февраля 2014 г. 22:31
Предложено в качестве ответа Иван Проданов Microsoft contingent staff, Moderator 7 февраля 2014 г. 6:10
Помечено в качестве ответа Жук MVP, Moderator 7 февраля 2014 г. 12:19

Применение правил к другим элементам Outlook

Не ищи Бога, не в камне, не в храме - ищи Бога внутри себя. Ищущий, да обрящет.

Во всех версиях Outlook, начиная с Outlook 2003 имеется функция автозаполнения вводимых адресов электронной почты, т.е. Outlook при наборе имени или адреса электронной почты предлагает подходящие варианты из списка адресов, набранных ранее. Этот список называется списком имен автозавершения (Auto-Complete). В Outlook 2003/2007 список автозаполнения хранился локально в файле Outlook.NK2 (подробнее тут). В результате, при переходе пользователя на новый компьютер приходилось вручную копировать файл с автозаполнением в его профиль, иначе пользователь лишается возможности использовать данную функцию. Конечно, это задачу можно автоматизировать тем или иным способом (например, с помощью перемещаемого профиля, или самописного скрипта), но в любом случае это не очень удобно.

В Outlook 2010 Microsoft решила изменить архитектуру механизма автозаполнения, Теперь список автозаполнения хранится непосредственно на сервере Exchange, а это означает, что он будет доступен с любого компьютера с установленным Outlook 2010 из под одного и того же аккаунта Exchange (автозаполнение будет работать в том числе через OWA 2010). Контакты, отсутствующие в адресной книге Outlook хранятся в специальной папке с именем Suggested contacts.

Обговорим некоторые аспекты управления автозаполнением в Outlook 2010.

Очистка кэша автозаполнения в Outlook 2010

Очистить список автозаполнения можно прямо из интерфейса Outlook, для этого необходимо перейти в меню File->Options->mail и нажать на кнопку Empty Auto-Complete List.

Эту же операцию можно выполнить, запустив Outlook с параметром

Миграция кэша автозаполнения из Outlook 2007/2003 в Outlook 2010

Опишем сценарий, при котором необходимо перенести параметры автозаполнения в новую версию Outlook 2010 из старого клиента. Напомню, что в старых клиентах кэш автозаполнения храниться в файле N2K. Процедура миграции в этом случае будет следующей:

Найдите и скопируйте файл Outlook.nk2 со старого компьютера (C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook) на новый в каталог:
- для Windows 7 — C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook,
- для Windows XP — C:\Documents and Settings\%username%\Application Settings\Microsoft\Outlook
На новом компьютере перейдите в панель управления -> Mail ->Show Profiles. Убедитесь, что имя профиля пользователей на новой и на старой машине совпадают.
В командной строке выполните команду

Перенос списка автозаполнения между пользователями Outlook 2010

Рассмотрим задачу переноса файла заполнения между различными пользователями Outlook 2010. В предыдущих версиях Outlook все было достаточно просто: существовал файл Outlook.nk2, который можно было переносить от одного пользователя к другому. В Outlook 2010 также можно мигрировать кеш автозаполнения.

На исходном компьютере, с которого необходимо осуществить перенос найдите в каталоге C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache файл с именем Stream_Autocomplete_0_ .dat и скопируйте его в аналогичный каталог другого пользователя.
Затем в профиле нового пользователя нужно также найти файл Stream_Autocomplete_0_ .dat (последовательность, естественно будет другая, если файла нет – необходимо создать его, отправив хотя бы одно письмо из-под текущего пользователя )
Скопируйте имя этого файла, удалите его и переимуйте скопированный ранее файл на это имя
После запуска Outlook 2010 из-под второго пользователя, вы можете убедиться, что кеш автозаполнения импортирован

Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.

Формы и элементы

Как было сказано выше, Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему.’Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, — формами.

Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.

Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.

Папки Outlook

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.

Таблица 1.1. Основные папки Outlook

Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.

Окна Outlook

Теперь, зная общие принципы внутренней работы Outlook, перейдем к общим принципам внешней. Интерфейс Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже — панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа — панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.

Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид (View). Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).

Пример 1.7. Изменение общих параметров интерфейса

>Вид > Строка состояния

Большим подспорьем в работе с Outlook являются контекстные меню. Для того чтобы активизировать контекстное меню, необходимо подвести указатель к интересующему вас элементу и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Чтобы изменить размер или местоположение панели, следует подвести указатель мыши к стыку одной панели с другой, указатель примет вид разнона-

правленной стрелки. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно изменять размер и положение панели. Таким образом можно увеличивать пространство для отображения нужной информации. На рис. 1.14 продемонстрирован вариант измененного (до неузнаваемости) интерфейса Outlook.

Рис. 1.14. Интерфейс Outlook с измененными размерами панелей

Меню Outlook

Меню Outlook состоит из семи элементов. В табл. 1.2 приводятся названия элементов меню Outlook и их назначение.

Файл (File)	Команды для создания, открытия и сохранения элементов Outlook и настройки папок, команды импорта и экспорта данных, а также команды предварительного просмотра и распечатки
Правка (Edit)	Команды для работы с буфером обмена, команды удаления и перемещения элементов, а также команда определения категории элемента
Вид (View)	Команды для изменения интерфейса и представления элементов
Избранное (Favorites)	Команды для работы с элементами папки Избранное, в которой хранятся ссылки на интересующие вас Web-страницы
Сервис (Tools)	Команды поиска элементов, настройки панелей Outlook и параметров приложения в целом, команды записи макросов и создания форм, а также организатор и адресная книга
Действия (Action)	Набор этих команд, в отличие от предыдущих, изменяется от выбора папки. Здесь находятся команды для непосредственной работы с элементом. Так, например, для заметок это всего две команды Создать заметку и Переслать
Справка (Help)	Команды справочной системы Outlook

Таблица 1.2. Элементы меню Outlook

Панели инструментов

Формально Outlook имеет три панели инструментов: Стандартная (Standard), Web и Дополнительно (Advanced). Для отображения или скрытия панели инструментов есть несколько способов.

Пример 1.8. Отображение панели инструментов

Вид> Панель инструментов> Стандартная или

Кнопки панели инструментов Стандартная и Дополнительно, как и команды меню Действия (Action), частично меняются в зависимости от выбранной папки.

Панель Outlook

Панель Outlook, расположенная слева в окне Outlook (см. рис. 1.5), содержит ярлыки папок, посредством которых пользователь может осуществлять переход от одной папки к другой. Например, для работы с контактами следует нажать ярлык Контакты, в противном случае пришлось бы выполнить следующую операцию.

Пример 1.9. Переход от папки к папке

> Вид > Перейти > Контакты

Если панели Outlook нет на экране, выберите команду > вид > Панель Outlook.

Уменьшить размер ярлыков можно следующим образом:

Пример 1.10. Изменение размера ярлыков

Подведите указатель на пустое место панели Outlook

Мелкие значки (см. рис. 1.7)

Чтобы перейти ко второй группе ярлыков, подведите указатель к кнопке Мои ярлыки (указатель примет вид кисти руки, с указательным пальцем) и нажмите ее. В эту группу входят ярлыки Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник и Обновление Outlook.

Последняя, третья группа — это ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Избранное.

При переходе от одной папки к другой нажатием кнопки мыши на ярлыке пользователь может наблюдать элементы только одной папки, как же быть в том случае, если необходимо одновременно работать с элементами разных папок? Outlook позволяет открывать одновременно несколько папок, каждую — в своем окне (см. рис. 1.7). Причем заметьте, что в действительности открыто только одно приложение Outlook, а не несколько его копий.

Пример 1.11. Открытие папки в новом окне

Подведите указатель мыши к папке

Открыть в новом окне (рис. 1.15)

Рис. 1.15. Папки Outlook

Панель Список папок

Панель Список папок (Folder List) располагается справа от панели Outlook. Отобразить эту панель можно несколькими способами.

Пример 1.12. Отображение панели Список лапок

Вид > Список папок или

Панель Список папок служит для отображения всей структуры папок Outlook, в отличие от панели Outlook, которая содержит лишь ярлыки некоторых папок. Такое отношение аналогично отношению Проводника Windows к рабочему столу Windows.

Продолжая аналогию, заметим, что работа с панелью Список папок в принципе такая же, как и с Проводником. Знак плюс (+) слева от папки показывает, что она содержит вложенные папки, знак минус (—) показывает, что список вложенных папок раскрыт.

Еще раз отметим разницу между папками Outlook и папками Windows. Вся информация Outlook, в том числе и структура папок, хранится в одном файле и ее невозможно увидеть из Проводника. В Проводнике можно увидеть только этот файл, он хранится в папке C:WindowsLocal SettingsVApplication DataMicrosoft Outlookoutlook.pst.

Рис. 1.16. Панель Список папок

Панель просмотра информации

Панель просмотра информации является основной частью главного окна Outlook и располагается справа от панелей Список папок и Outlook. На этой панели отображаются элементы текущей папки с ее основными информационными полями. Для просмотра же всех информационных полей необходимо выделить требуемый элемент и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Открыть элемент для полного просмотра можно также посредством команды Открыть меню Файл.

Например, для элемента Встреча (Meeting) панель просмотра информации отображает тему встречи, ее место, начало и конец, а также вашу занятость на момент встречи. Для отображения всей информации о встрече необходимо активизировать элемент двойным щелчком мыши (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Панель просмотра информации и элемент Встреча

Можно изменить текущее представление информации либо выбрав вариант из предлагаемого списка, либо настроив представление самостоятельно.

Пример 1.13. Изменение текущего представления

> Вид > Текущее представление >

Замечание Иногда для более детального отображения информации элемента уместно использовать область просмотра, для чего выполните команду > Вид > Область просмотра.

Панель Заголовок

Щелчок мыши по названию папки в данной панели раскрывает список папок. Для фиксации панели Список папок щелкните по кнопке Чтобы не закрылось, нажмите (Click push pin to keep open).

1.3.10. Основные операции над элементами

В этом разделе мы на примере элемента Встреча рассмотрим общие принципы работы с элементами.

Прежде всего элемент надо создать, эту операцию можно выполнить несколькими способами.

Пример 1.14. Создание элемента

> Файл> Создать > Встреча

> Действия > Новая встреча (+)

Новая встреча (на панели просмотра информации>

После выполнения любой из вышеперечисленных команд появится форма для элемента Встреча (рис. 1.18).

Создать элемент Встреча можно и не запуская приложение Outlook. Для этого на панели Microsoft Office нажмите кнопку Создать встречу.

Рис. 1.18. Создание нового элемента Встреча

Ввод информации

После создания элемента следует ввести необходимую информацию в поля формы. Подробно о назначении и заполнении полей для каждой формы будет рассказано ниже, сейчас же рассмотрим типичные приемы заполнения разных полей формы.

Чтобы заполнить Текстовое поле (Edit field), необходимо подвести к нему указатель и щелкнуть левой кнопкой мыши. В поле должен появиться курсор, что означает готовность данного поля к вводу информации.

Чтобы заполнить Поле со списком (DropDown List), необходимо нажать на кнопку со стрелкой вниз, справа от поля, и выбрать требуемый элемент из списка (он выделяется синим цветом).

Щелчок кнопки мыши по полю Флажок (CheckBox) либо активизирует его (появляется галочка), т. е. действие, связанное с флажком, выполняется, либо — наоборот (галочка исчезает), т. е. действие, связанное с флажком, не выполняется.

При работе с группой переключателей выбор одного из них (точка в кружке) приводит к выполнению действия, связанного с ним, и отмене других действий в группе.

При заполнении некоторых полей можно воспользоваться кнопками, вызывающими диалоговые окна, посредством которых можно заполнить необходимое поле. Характерным примером является кнопка Контакт (Contact), с помощью которой можно вызвать диалоговое окно, в котором выбирается контакт для данной встречи.

Сохранение, открытие и удаление

После заполнения полей формы нужно сохранить элемент.

Пример 1.15. Сохранение элемента

Сохранить и закрыть (На панели инструментов формы) или +

Иногда требуется изменить некоторую информацию элемента, для чего этот элемент необходимо снова открыть.

Пример 1.16. Открытие элемента

> Файл > Открыть > Выделенные документы (+) или

После открытия формы элемента можно приступать к его редактированию. После того как все изменения внесены, необходимо опять выполнить команду Сохранить и закрыть (Save and Close).

При долгой и плодотворной работе с Outlook может накопиться довольно много ненужной информации, которую рекомендуется удалять. Удаление элементов аналогично удалению файлов в Проводнике Windows.

Пример 1.17. Удаление элемента

Помимо вышеуказанных способов, существует метод графической манипуляции элементом. Для этого выделите элемент и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в папку Удаленные (Delete Items). Для одновременного удаления нескольких элементов выделите их, подведя курсор мыши и удерживая нажатой клавишу .

Данный метод очень прост и применим не только в случае удаления элемента. Например, если вы захотели перенести встречу с одного времени на другое, не надо открывать форму элемента и редактировать его, а просто перетащите элемент на полосу нужного времени на панели представления информации.

При удалении элементов они не удаляются сразу, а остаются в папке Удаленные до тех пор, пока пользователь явно не укажет на очистку папки или на удаление элемента. Если какой-либо элемент удален ошибочно, его можно восстановить.

Случается, что нужно перенести почту на другой компьютер, и иногда это осложняется тем, что она хранится на сервере, которым вы больше не хотите или не можете пользоваться. Это может быть при смене работы или если вам разонравился прежний почтовый хостер. Microsoft Outlook хранит все данные в файле OST-формата, который нельзя использовать без соединения с сервером. Можно, конечно, взять обычную шариковую ручку и начать вручную выписывать все контакты и прочую полезную информацию из почтового ящика, но это может занять слишком много времени.

Чтобы пойти более простым путем, для начала скопируйте файл OST-формата на любой носитель, например, на флэшку. Найти нужный файл совсем несложно, это делается так:

А теперь о том, что что с этим делать.

Но сперва попробуем еще немного усложнить задачу. Например, почтовый аккаунт на сервере и OST-файл уже удалены. Во-первых, можно попробовать восстановить предыдущее состояние системы, когда OST-файл еще существовал, это делается так:

найдите иконку MyComputer (обычно на рабочем столе или через проводник Windows)
кликните на этой иконке правой кнопкой мышки.
Выберите Properties
откройте меню SystemProtection.
Выберите опцию SystemRestore и следуйте инструкциям.

Это сработает в том случае, если ранее вы создавали точку восстановления, и она все еще активна. Процедура займет какое-то время. Кроме того, точка восстановления системы используется не всеми пользователями, зачастую, функция просто неактивна.

Восстановление данных, удаленных с жесткого диска

Если этот способ не помогает, можно попробовать восстановить данные, которые были удалены с диска. Возможно, вы слышали о том, что просто удалить данные с диска недостаточно, в идеале нужно применить низкоуровневое форматирование (не наш случай) или записать что-то поверх. Для параноиков – разбить диск молотком, остатки сжечь, а пепел развеять по ветру.

Windows не имеет встроенных средств восстановления информации для таких случаев, но Google вам поможет: существует немало утилит сторонних производителей, большинство из них бесплатно, например это: Recovery Toolbox File Undelete Free. Для восстановления удаленных файлов, нужно сделать следующее:

Выбрать диск, с которого были удалены файлы
Выбрать файлы/папки, которые вы хотите восстановить
Выбрать путь восстановления, режим и другие опции
Нажать клавишу Next

Утилита сканирует диск и проверяет, можно ли восстановить оттуда какие-то файлы. Кстати, она работает только с файловой системой NTFS. Конечно, восстановление удаленного файла не гарантируется, все зависит от того, как будут расположены звезды в вашем случае, но шансы есть и вполне хорошие. Учитывая то, что аккаунт на почтовом сервере недоступен, синхронизация невозможна и других способов получить файл в любом случае не осталось – пробуйте, и да пребудет с вами сила! В любом случае, это совершенно бесплатно.

Как сконвертировать OST в PST

В конечном итоге, наша цель – добыть файл OST-формата. Если у вас все получилось, то можно, наконец, двигаться дальше. Скопируйте файл на флэшку. Теперь перед вами стоит новая задача: открыть OST-файл. На самом деле, самое главное уже позади, выполнить дальнейшие действия несложно. Однако, тут нам опять не обойтись без специальных программ сторонних производителей.

Введите ваш адрес электронной почты
Нажмите клавишу SELECTFILE и выберите нужный файл на диске
Введите код CAPTCHA
Оплатите конвертацию файла

Однако все это можно сделать оффлайн, не закачивая файл на удаленный сервер. Это имеет смысл, если вас беспокоит вопрос конфиденциальности. Мало ли, куда там попадают эти файлы, и кто их смотрит, а вдруг? Проще все сделать самому, чтобы даже в теории исключить возможность перехвата агентурных данных сторонними сервисами. Утрите нос ФСБ/АНБ/ЦРУ/МИ-6 и скачайте программу Offline OST to PST Converter для конвертации почтовых файлов на вашем компьютере, без использования сторонних сервисов. Процедура выглядит следующим образом:

В процессе работы утилита не подключается к сторонним сервисам, что можно легко проверить в логах вашего файерволла, все операции выполняются в автономном режиме, никакая часть конфиденциальной информации не уходит на сторону. Уверенность в безопасности сервиса – самое главное. Можно вообще установить Offline OST to PST Converter на компьютер, отключенный от сети Интернет, и попробовать запустить процесс, разницы никакой не заметите, программа не требует никаких подключений для работы.

После успешной конвертации файла, вы можете попробовать открыть его на вашем компьютере и проверить результаты. Далее — о том, как открыть файл в программе Outlook, но есть и другие почтовые программы, которые также могут работать с PST-файлами, не забывайте об этом. Итак, нужно сделать следующее:

В программе Outlook следующих версий: 2019/2016/2013

Популярная почтовая программа с открытым исходным кодом, которая отличается простотой и гибкими настройками. В Thunderbird используется классический интерфейс, дополненный вкладками для удобной работы сразу с несколькими письмами. Приложение имеет массу функций — от мощного поиска и встроенного календаря до диспетчера активности и поддержки различных плагинов, ещё больше расширяющих возможности.

Thunderbird полностью бесплатна на любых платформах.

2. Spark

Поддерживаемые платформы: macOS, iOS, Android.
Цена: бесплатно / 6,39 доллара в месяц.

Spark можно пользоваться бесплатно или купить Pro‑подписку, которая разблокирует расширенные функции для совместной работы в большой команде (базовые доступны в обычной версии).

3. Outlook

Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Android, iOS.
Цена: бесплатно / 8 долларов в месяц или 140 долларов единоразово.

Один из самых известных инструментов для работы с почтой, который особенно популярен среди корпоративных пользователей. Менеджер Outlook глубоко интегрирован с календарём, имеет встроенный планировщик задач, заметки и адресную книгу. Для обработки входящей корреспонденции есть гибко настраиваемые правила, умная сортировка и удобный поиск по ключевым словам.

Среди других фишек — инструменты форматирования текста писем, знакомые по Microsoft Word, возможность создания групп для совместного обсуждения проектов и поддержка скриптов для автоматизации рутины.

Outlook входит в офисный пакет Microsoft и доступен по подписке Office 365 либо в составе Microsoft Office 2019 с бессрочной лицензией. На iOS и Android можно пользоваться приложением бесплатно.

4. BlueMail

Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
Цена: бесплатно / 4,49 доллара в месяц.

Читайте также: