Как заезжать в новый офис

Обновлено: 23.04.2024

Планируя переезд в другой офис, важно организовать его так, чтобы не допустить перебоев в работе компании. В идеале это выглядит так: вечером сотрудники разошлись по домам, а утром пришли в новый офис и продолжили работать, будто ничего и не было.

Мечты-мечты? Реальность! Если, конечно, вы правильно подготовились к переезду, новый офис готов вовремя, в нём расставлены мебель и техника, налажена телефония и подключен интернет.

Рассказываем, как организовать переезд компании в новый офис и ничего не упустить.

Шаг 1: выбрать подходящее помещение

Прежде, чем составлять план переезда в новый офис, нужно проанализировать текущее помещение и понять:

что в нем нравится, а что — нет;
каких зон не хватает;
что хочется изменить в интерьере.

Переезд компании в новый офис. Несколько советов:

Продумайте планировку офисного пространства до мелочей прежде, чем начнете присматривать помещение, чтобы не теряться и не затягивать процесс. Можно рассчитать необходимую площадь самостоятельно, используя калькулятор , но лучше воспользоваться услугами брокеров, у которых есть база коммерческих объектов и опыт подбора (это бесплатно).
Чтобы минимизировать затраты на переезд в новый офис, тщательно изучите конфигурацию и планировку офисного пространства, которое вам предлагают: если там много перегородок, несущих стен и колонн, потратите больше на дизайн и ремонт.

Оцените помещение, которое приглянулось, по таким критериям:

-Есть ли сервисная поддержка: охрана, услуги клининговой службы, проведенный интернет и так далее.

-Если переезд в другой офис будет сопряжен с тем, что сотрудникам придется дольше добираться на работу, предупредите их об этом. И озвучьте плюсы, которые это компенсируют хотя бы частично: более просторные кабинеты, удобная планировка офисного пространства, кухня с домашними обедами по доступной цене, какие-то бонусы.

-Достаточно ли парковочных мест для тех, кто на машинах.

-Есть ли рядом кафе и рестораны, где можно пообедать (важно, если вы против еды на рабочих местах, а кухни в офисе нет).

Когда вы определились, какое помещение будете искать и как бы его хотелось обустроить, можно приступать к следующему этапу — составлять план переезда в новый офис и смету.

Боитесь прогадать с помещением для нового офиса?Поможем выбрать место, где будет комфортно и вам, и вашим сотрудникам!

Шаг 2: оценить сроки и стоимость переезда офиса компании

Первым делом рекомендуем назначить ответственного за переезд офиса компании, который будет следить за процессом: координировать работу отделов, контролировать подрядчиков и т. д. Без него процесс может затянуться, а бюджет компании — прохудиться.

Составляем план переезда в новый офис

Если планируете делать ремонт, важны состояние и размеры нового офиса: на подготовку помещения площадью 500-2000 м2 нужно 4-6 месяцев, 2000-5000 м2 — от 6 до 9 месяцев. Разработка дизайн-проекта интерьера офиса компании занимает от 8 до 14 недель.

Ускорить переезд компании в новый офис можно, используя подход Design & Build, когда клиент решает все вопросы с одним контрагентом. В этом случае строительство или ремонт идёт параллельно с работой над дизайном интерьера для офиса. Минус подхода — ограниченный бюджет и сжатые сроки. Придется подбирать бюджетные альтернативы или искать замену авторским изделиям, что не всегда удается сделать быстро.

На скорость ремонта влияет и то, вовремя ли на объект будут поставлять мебель и материалы, необходимые для работы и отделки. В каждом офисном центре свои правила ввоза/вывоза грузов и проведения шумных работ (например, только по выходным или в вечернее/ночное время, чтобы не мешать другим арендаторам). Это замедляет процесс и отдаляет переезд офиса компании.

Важно зафиксировать в плане переезда в новый офис необходимость закупки мебели, т.к. это влияет на сроки. Производство мебели по индивидуальному заказу в России может занять до восьми недель, если нужна мебель из Европы, закладывайте не меньше двух месяцев.

Если вы работаете с дизайнерами, они берут работу по подбору мебели на себя. Обычно в спецификациях дизайн-проекта описывают всю мебель и технику, которую будут использовать для вашего офиса. Если работа происходит по договору комплектации, еще на этапе концепции дизайнеры связываются с поставщиками и подбирают подходящие модели, чтобы они пришли точно в срок. Если без договора — специалисты предоставляют спецификации мебели и оборудования, но не контролируют поставщиков.

Составляем смету переезда офиса

Это нужно, чтобы в процессе переезда в другой офис придерживаться бюджета и не тратить деньги зря.

Самая большая статья расходов при переезде офиса — ремонт. В 2019 году в Санкт-Петербурге стоимость дизайна и ремонта офисов была такой: бюджетный вариант — 15-20 тысяч рублей за м², стандартный — в 25-35 тысяч рублей за м², а премиум — от 35 тысяч рублей за м². Цены зависят от курса валюты и от того, какое помещение придется ремонтировать. Добавьте 10-15% от бюджета на непредвиденные расходы и изменения.

На мебели и материалах можно сэкономить не в ущерб дизайну офиса, если заказывать стандартные модели из каталогов — те, которые фабрика производит на постоянной основе. Второй вариант — заменить дорогие позиции на более бюджетные, например, шпонированные панели на ЛДСП с декором под дерево. Желательно доверить это профессионалам, чтобы подобранные модели вписались в интерьер.

Мы в DESIGNIC не рекомендуем экономить на рабочих креслах. Дело в том, что офисные сотрудники проводят много времени в сидячем положении и для здоровья и комфорта важно, чтобы кресла были эргономичными.

Знаем, как подобрать подходящую мебель и материалы, не растрачивая бюджет на переезд в новый офис впустую

Шаг 3: подготовить новый офис к переезду

Продумать расстановку мебели и рассадку сотрудников. Это поможет распределить места между ними, понять, чего не хватает, а также быстро расположить вещи в новом офисе после переезда. Делать на глаз нельзя, нужны точные размеры, иначе может получиться, что в плане указано четыре стола, а по факту в кабинете помещается только два.
Проверить мебель и технику: всё ли целое и исправно работает. То, что планируете увозить с собой, стоит подписать, чтобы после переезда офиса компании сотрудники могли быстро найти свои вещи.
Уточнить у арендодателя условия подключения коммуникаций: количество телефонных линий, скорость интернета. Всё это нужно подключить заранее, чтобы избежать сюрпризов после переезда компании в новый офис.
Уточнить параметры обоих помещений, влияющие на процесс переезда офиса: пропускную способность входов и выходов, грузоподъемность и количество лифтов, доступность зоны погрузки-разгрузки и т. д.
За несколько недель до дня переезда предупредить администрацию бизнес-центра, проверить, нет ли задолженностей перед старым арендодателем. Бывает так, что мебель разобрана, вещи упакованы, а выехать из офиса невозможно, так как у администрации есть вопросы к компании. Придется перенести переезд офиса, а это — нарушение рабочего процесса и лишние затраты.
Сообщить клиентам о том, что вы меняете локацию. Можно сделать е-мейл рассылку, указав в письме новый адрес и дату, с которой вас можно будет там найти.
Заказать пропуска для автомобилей и сотрудников мувинговой компании, чтобы не возникло проблем при вывозе имущества.

Шаг 4: переехать и обустроить новый офис

Когда организационные вопросы улажены, ремонт готов, а мебель закуплена, можно выбирать мувинговую компанию. Делать это лучше всего за полторы-две недели до переезда, чтобы без спешки определиться и начать собирать вещи.

Выбирая сервис грузоперевозок, нужно решить, что вам больше подходит: перевозка с постатейными расходами или комплексный переезд.

Первый вариант может быть дешевле, но нужно внимательно оценить вес и объем всех вещей — даже за небольшой перевес придется доплачивать. Поэтому такой вариант подойдет для переезда небольшого офиса. Крупной компании удобнее заказать комплексный переезд: перевозчик рассчитает общую стоимость транспортировки, сам упакует вещи, отвезет и расставит их по указанным местам.

Подумайте и о своих сотрудниках. Примерно за неделю до переезда попросите их перебрать все документы и папки, чтобы избавиться от лишнего и перевезти в новый офис только нужные документы.

Если переезжаете с помощью мувинговой компании, лучше запланировать это на выходной. Сотрудники будут отдыхать, а офис переезжать. Если переезжаете самостоятельно, выберите день, когда нагрузка на персонал минимальна.

Также заранее подумайте, где будут работать сотрудники, пока специалисты перевозят и разгружают мебель. Неплохое решение — пересадить всех в коворкинг на время переезда в другой офис. Там можно арендовать индивидуальное, полностью оборудованное пространство под нужное количество сотрудников. Более экономный вариант — разрешить сотрудникам поработать из дома.

План переезда в новый офис: основные этапы

Переезд в другой офис — всегда довольно хлопотное занятие для компании. Нужно продумать сроки, подобрать подходящее помещение и оповестить сотрудников.

Переживания можно свести к минимуму, если грамотно организовать переезд офиса:

назначить ответственного;
заранее начать выбирать место для нового офиса и делать это вместе с дизайнером;
закрыть долги перед прежним арендодателем;
составить смету и оценить сроки переезда в другой офис;
подобрать мебель и материалы для нового помещения, определиться с планировкой;
найти мувинговую компанию, которая поможет осуществить переезд офиса;
дать сотрудникам возможность подготовиться к переезду.

Такие простые действия помогут осуществить переезд офиса компании быстро и без лишних трат.

Никто не любит переездов: это всегда тяжелый труд в физическом смысле, кроме того, они нарушают привычный темп жизни на несколько дней и создают моральное напряжение. Порой забываешь о какой-то вещи на долгий срок и вспоминаешь, только когда ее надо собрать или разобрать, упаковать, переместить, выгрузить и установить на новом месте.

Перемещение компании гораздо хуже домашнего переезда: оно требует организованности всех отделов, согласованности действий и максимальной оперативности. Переезд должен произойти без потери клиентов.

Как провести переезд с минимальными негативными последствиями?

Рассказать своим клиентам о перемещении компании заранее

Даже если бизнес ведется в виртуальной сфере, люди должны знать, что местоположение компании меняется. Переезд может стать отличным поводом напомнить клиентам о себе. SMS-рассылка с новыми данными будет актуальна и для постоянных, и для разовых клиентов. Они вполне могут вновь заинтересоваться услугами компании после такого напоминания.

Кроме того, можно использовать социальные медиа для размещения фотографий в режиме реального времени. Клиенты будут вовлечены в процесс, а может быть, сразу помогут решить какие-то проблемы и подскажут оптимальные решения размещения на новом месте.

Изменить данные в профилях, реквизитах

Во время переезда нужно изменить официальную контактную информацию на сайте компании, можно создать специальную страницу, которая будет анонсировать успехи в перемещении. Важно изменить координаты на виртуальных картах, обновить учетные записи в социальных медиа.

В электронных письмах новый адрес можно поставить в подпись, выделив его.

Заранее опробовать рабочие возможности на новом месте

Безответственно надеяться, что все, что хорошо работало на старом месте, будет функционировать и в новых условиях. Пока не подписан новый договор аренды, нужно убедиться, что все потребности компании будут удовлетворены. Элементарная нехватка розеток может помешать работе. Плохая связь в помещении тоже не будет способствовать нормальному функционированию. Важно заранее убедиться, что новое место способно вынести старые нагрузки компании, а еще лучше, если оно будет предусматривать возможности для роста фирмы.

Осуществить переезд в выходные

Не экономить на переезде

Если вы планируете сэкономить деньги, переезжая полностью собственными силами, то цена, которую вы заплатите, может быть гораздо выше, чем наем фирмы по переездам. Специалисты сделают все намного быстрее, чем ваши сотрудники, они знают, как правильно перевозить хрупкую технику, имеют специальный упаковочный материал, но самое главное — они умеют рассчитывать, сколько человек необходимо для того, чтобы переместить фирму из пункта А в пункт Б. Поэтому если сразу нанять специалистов, не придется сталкиваться с сотрудниками, слоняющимися без дела, жалующимися на тяжелый труд и требующими отгулов.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

В конце года многие продляют договоры аренды или ищут новые офисы. Что важно учесть бухгалтеру при выборе помещения и составлении договора аренды, чтобы минимизировать налоговые, коммерческие и гражданско-правовые риски?

Внимание — на полномочия

Когда подходящий объект найден, не торопитесь подписывать договор. Если вы планируете арендовать помещения у собственника-организации, проверьте документы, дающие право подписывать соответствующий договор: устав, протокол о назначении (избрании) на должность, доверенность и т п. Если же речь идет о представителе собственника, изучите доверенность или договор (доверительного управления или посреднический). В нем должно быть указано, что представитель имеет право сдать данное помещение в аренду на требуемых условиях. Не забудьте посмотреть и документы, подтверждающие, что полномочия представителю выдал именно собственник.

Проверяйте недвижимость

Чтобы проверить объект недвижимости, запросите выписку из реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним в подразделении Федеральной регистрационной службы. Этот документ подтвердит, что свидетельства, предъявленные вам арендодателем, действительны по настоящее время. Также вы узнаете, нет ли каких-то притязаний на данное имущество со стороны третьих лиц. Это особенно важно, если аренда планируется на длительный срок, а адрес будет указываться в рекламных материалах.

Выбирайте юрлицо

Если в течение всего срока аренды в арендуемом помещении планируется проведение ремонта за счет арендатора, рекомендуем арендовать помещение у юрлица. Договор с индивидуальными предпринимателями и тем более с физлицами таит потенциальный риск непризнания расходов на ремонт. Поскольку наверняка включать в расходы можно только затраты на ремонт амортизируемого имущества (п. 2 ст. 260 НК РФ), а амортизируют имущество арендодатели-юрлица. Законность учета расходов на ремонт такого имущества у арендодателя ИП или физлица — предмет постоянных споров. Причем единого мнения нет даже у контролирующих органов (см., Письма Минфина России от 01.02.2011 № 03-03-06/1/51 и от 13.12.2010 № 03-03-06/1/773).

Указывайте цель аренды

Если в договоре прописано, для каких целей арендуется помещение, а оно не соответствует ожиданиям арендатора, он может отказаться от оплаты и расторгнуть договор (ст. 612 ГК РФ). Например, в договоре указано, что помещение снимается под магазин, но переданное в аренду имущество запрещено реконструировать, и арендатор не может использовать помещение по целевому назначению. Значит, нет оснований для перечисления арендной платы (см. Определение ВАС РФ от 26.02.2008 № 1897/08).

Пропишите конкретные условия в договоре или в акте приемки-передачи. Перечислите все коммуникации (электричество, воду, канализацию, газ, интернет, телефон), к которым подключено помещение, укажите, какое оборудование установлено, и проверьте его работоспособность. Тогда при полном (не временном!) прекращении оказания соответствующих услуг или отключении оборудования у вас будет основание не оплачивать аренду.

Четко распределяйте расходы

Согласно ГК РФ расходы по содержанию арендуемого имущества должен нести арендатор, если договором не установлено иное. Но на практике часто арендатор не может оплатить коммунальные платежи, потому что у него нет прямых договоров с поставщиком этих услуг. Эти договоры заключены арендодателем, поэтому он обязан их оплачивать.

Укажите в договоре, что арендатор перечисляет оплату коммунальных платежей арендодателю сверх арендной платы, при этом арендатор компенсирует арендодателю стоимость потребленных услуг. Это позволит бухгалтериям не запутаться в учете доходов и расходов, а также устранить возможные налоговые риски, поскольку соответствует рекомендациям налоговых органов.

Регулируйте госрегистрацию

С одной стороны, регистрация договоров дает дополнительные гарантии сторонам. С другой — это финансовые и временные затраты. Регистрируются только те договоры аренды зданий и сооружений, которые заключены на срок не менее года (п. 2 ст. 651 ГК РФ). Если вы решили не регистрировать договор аренды, можно:

Улучшения — в договор!

Несмотря на то, что часто арендатор производит улучшение имущества еще до того, как въедет в помещение, правила проведения таких улучшений крайне редко прописывают в договоре. А ведь для улучшений в НК РФ установлен особый режим налогообложения, который напрямую зависит от условий договора. Есть три варианта, как можно прописать улучшения в договоре:

Расходы на улучшения, произведенные без согласия арендодателя, не возмещаются, а согласованные улучшения компенсируются арендодателем, но лишь по окончании срока аренды (ст. 623 ГК РФ).
Стоимость улучшений возмещается (засчитывается в арендную плату) не по окончании договора аренды, а сразу после их выполнения. Тогда арендатор не сможет амортизировать данные улучшения, поскольку сразу после зачета стоимости улучшений право на их амортизацию перейдет к арендодателю (п. 2 ст. 259 НК РФ).
Стоимость неотделимых улучшений не возмещается вообще никогда, независимо от наличия или отсутствия согласия арендодателя. Это позволяет арендатору амортизировать стоимость произведенных улучшений в течение всего срока действия договора аренды.

Правда, рассчитываться амортизация будет исходя из срока полезного использования объекта аренды в целом. И, хотя норма амортизации будет относительно небольшой, часть (тем большую, чем дольше срок аренды) расходов на улучшения арендатор все же сможет компенсировать за счет снижения налоговой базы.

Алексей Крайнев, налоговый юрист

Не пропустите новые публикации

Каждый человек сталкивался хотя бы раз в жизни с переездом. Этим сейчас уже никого не удивишь. Компании переезжают в другой офис по ряду причин: расширение штата и, как следствие, необходимость в новом просторном здании или помещении, изменение цен на аренду площадей, необходимость ремонта в старом офисе или просто желание переехать в новейший офис категории А. Есть даже компании, устраивающие переезд в новый офис, исключительно в целях смены рабочей обстановки для своих сотрудников.

Многим офисный переезд представляется подобным пожару событием: приостановленное на длительное время функционирование Вашей организации, суматоха, организация упаковки документов, мебели, оргтехники и многого другого, поиск грузчиков и транспорта, погрузка и разгрузка, а в конце еще распаковка и обустройство на новом месте.

Какой же вклад может внести HR-отдел компании, чтобы переезд был воспринят положительно и укрепил лояльность сотрудников?

Для начала нужно определиться с тем, что же необходимо знать HR-менеджеру при происходящих изменениях в компании?

2. Формы сопротивления переменам существенно отличаются друг от друга и зависят от того, воспринимаются ли они негативно или позитивно.

3. Сопротивление может принимать явную или скрытую форму. Скрытое сопротивление является более опасным, так как его нельзя выявить.

4. То, что люди говорят, часто не совпадает с тем, что они на самом деле думают. Сотрудники компании редко ощущают себя комфортно, открыто выражая свои эмоции по поводу идей руководства относительно предстоящих изменений.

Важным аспектом при проведении изменений является умение разъяснить значимость целей.

Для этого используется трехступенчатая схема разговора.

2. Подчеркнуть значимость этой цели:

3. Выяснить, насколько сотрудники понимают поставленные перед ними задачи и согласны работать над ними:

— Как сотрудник понял задачу?

— Согласен ли он с ней?

— Как будет её решать?

Причины сопротивления изменениям могут быть следующие:

экономические — потенциальная угроза потери заработанной платы или источников дохода, страх перед безработицей, лишением льгот и привилегий, высокие затраты времени и средств на внедрение изменений;

организационные — нежелание менять сложившуюся систему производственных и личных отношений, установившуюся расстановку сил, опасение за будущую карьеру, место работы, реакция на предыдущий неудачный опыт изменений;

личностные – нежелание менять привычки, инертность, страх перед новым, угроза занимаемой должности, личной власти, статусу в организации, потеря уважения в глазах руководства и коллег, осознание своей некомпетентности к восприятию нового, неверие в личные возможности, нежелание брать на себя новые ответственности и принятие решений.

Но все же, главная причина сопротивлений персонала — страх: страх потери и страх перед неизвестным и непонятным.

Тактики устранения сопротивлений:

Дж. Коттер к общетактическим методам преодоления и устранения сопротивления изменений относит следующие:

1. Обучение персонала и общение с ним. Устранение дефицита информации.

2. Участие сотрудников в переменах и вовлечение их в процессы принятия решений.

3. Помощь и поддержка в выполнении новых процессов и процедур.

4. Переговоры с людьми и согласие по большинству пунктов.

5. Манипуляция, маневрирование.

6. Явное и неявное принуждение.

Необходимо отметить три ключевых момента эффективной коммуникационной политики в компании, переезжающей в новый офис:

— открытое и честное общение руководства с подчиненными всех уровней;

— доведение до всех максимума информации о переезде;

— вовлечение сотрудников в процесс принятия решений.

Меры, которые может предпринять HR-отдел для положительного отношения сотрудников к переезду:

1. Информационная кампания должна быть всеохватывающей, подробной и использовать все возможные способы коммуникации. При этом информация должна содержать весомые и разумные объяснения происходящего и акцентировать внимание на положительных сторонах изменений для каждого сотрудника организации.

3. Провести опрос сотрудников об улучшении организации их рабочих мест и учесть эти пожелания при размещении персонала как способ ускорить адаптацию персонала к новому офису.

4. Лучше всего заранее озвучить все положительные изменения, которые произойдут в новом офисе. Пока люди находятся в нестабильном эмоциональном состоянии и будут придавать любым знакам внимания (или невнимания) большее, чем всегда, значение. А, следовательно, мотивирующий фактор будет выше.

5. Отпраздновать с персоналом переезд в новый офис. Пусть он ассоциируется с позитивными эмоциями!

В статье рассматриваются кадровые риски, возникающие в процессе переезда компании в новый офис, выявляются их причины, а также возможные способы их минимизации за счет укрепления лояльности сотрудников и правильной организации всего процесса переезда.

Рано или поздно приходит время, когда компания сталкивается с проблемой переезда в другой офис. Причин для этого может быть множество: переезд в собственный офис, поиск более комфортных для работы условий и улучшение имиджа, расширение компании и, как следствие, необходимость в более просторном помещении, или же, наоборот, - финансовые трудности и вызванные ими сокращения расходов и поиск более экономных вариантов. И в каждом из случаев, при всем многообразии ситуаций и задач, с которыми приходится сталкиваться компаниям, неизменной остается одна - к назначенному времени новый офис должен начать полноценно функционировать в обязательном порядке, несмотря ни на какие организационные и кадровые сложности.

Попробуем разобраться со следующими вопросами: каким образом необходимо организовать весь процесс переезда, чтобы он прошел быстро и без серьезных негативных последствий? И какие действия должен предпринять HR-отдел компании, чтобы переезд был воспринят сотрудниками положительно и укрепил лояльность персонала?

Переезд в новый офис, безусловно, входит в зону риска для жизнедеятельности компании. Смена "прописки" может сопровождаться не только финансовыми потерями, но и созданием негативного психологического климата в коллективе.

Для некоторых сотрудников основная проблема будет в самом факте переезда.

Кто-то недоволен новым месторасположением офиса по причине того, что туда долго добираться, притом что прежний офис находится рядом с домом. Как результат - сотрудник начинает задумываться о смене места работы. И такое бывает очень часто. Так, примерно 30% клиентов JobSearchCoach в процессе интервью признаются, что причиной смены работы является переезд компании (на другой конец города, за МКАД, в Московскую область и даже в другой город). Среди тех, кто сохраняет лояльность компании и продолжает работу в компании, несмотря на переезд, большую часть составляют мужчины и сотрудники, занимающие руководящие посты [1].

Другой проблемой может стать нарушение рабочего процесса и масса трудностей, которые возникают в условиях переезда, особенно при неопределенных сроках окончания этого процесса.

Мнение эксперта. Оксана Новак, менеджер по стратегическому управлению ОАО "ВОК-СТРИМ" (управление активами), уверяет, что для большинства сотрудников проблема заключается только в элементарной привычке. И не имеет значения - хуже или лучше будет новый офис. Сотрудники привыкли к магазинам в округе, транспортным развязкам, размещению рабочих мест внутри офиса и т. п. [2].

Вышеперечисленные проблемы обусловливают необходимость для HR-менеджера, начиная процесс организации переезда офиса, учесть несколько важных моментов:

1. Сопротивление переменам у сотрудников в компании неизбежно.

2. Сопротивление переменам может быть выражено в различных формах, существенно отличающихся друг от друга и зависящих от позитивного или негативного восприятия их работниками.

3. Сопротивление может быть как явным, так и скрытым, причем скрытая форма сопротивления гораздо более опасна для компании и корпоративного духа.

4. Сотрудники не всегда открыто говорят о том, что думают относительно перемен, поскольку сотрудникам чаще всего комфортнее сохранять свои эмоции и мысли по поводу идей руководства относительно предстоящих изменений при себе.

5. Среди возможных причин сопротивления изменениям можно назвать следующие [3]:

- экономические - потенциальная угроза потери заработной платы или источников дохода, страх перед безработицей, лишением льгот и привилегий, высокие затраты времени и средств на внедрение изменений;

- организационные - нежелание менять сложившуюся систему производственных и личных отношений, установившуюся расстановку сил, опасение за будущую карьеру, место работы, реакция на предыдущий неудачный опыт изменений;

- личностные - нежелание менять привычки, инертность, страх перед новым, угроза занимаемой должности, личной власти, статусу в организации, потеря уважения в глазах руководства и коллег, осознание своей некомпетентности к восприятию нового, неверие в личные возможности, нежелание брать на себя новые ответственности и принятие решений.

6. Главной причиной сопротивлений персонала является страх: страх потери и страх перед неизвестным и непонятным.

Тактики устранения сопротивлений

При решении проблем, обусловленных необходимостью переезда офиса, HR-менеджеру необходимо вспомнить общетактические методы преодоления и устранения сопротивления изменениям Дж. Коттера [4], к которым относятся следующие:

1. Обучение персонала и общение с ним. Устранение дефицита информации.

2. Участие сотрудников в переменах и вовлечение их в процессы принятия решений.

3. Помощь и поддержка в выполнении новых процессов и процедур.

4. Переговоры с людьми и согласие по большинству пунктов.

5. Манипуляция, маневрирование.

6. Явное и неявное принуждение.

Важным аспектом при проведении изменений является умение разъяснить значимость целей. Для этого используется трехступенчатая схема разговора [3]:

1. Поставить цель ("С такого-то срока надо делать то-то. ").

2. Подчеркнуть значимость:

- для команды ("Это позволит нам. ");

- для сотрудника ("Это позволит тебе. ").

3. Запросить согласия и понимания:

- "Как понял задачу?";

- "Как будешь достигать?".

Применим данные методы преодоления и устранения сопротивления изменениям к решению проблем управления, связанных с переездом офиса.

Как организовать процесс переезда?

Поскольку смена офиса - процесс трудоемкий, требующий не только подготовки четкого и грамотного плана переезда с учетом всех технических и координационных моментов, но и организации проведения его таким образом, чтобы не пострадал текущий производственный процесс компании, то участие HR-отдела компании в подобных проектах ограничивается исключительно решением кадровых вопросов, связанных с переездом. Однако на практике, особенно в небольших компаниях, роль куратора данного проекта зачастую выполняет именно служба управления персоналом.

Весь комплекс мероприятий по устранению возможных рисков, связанных с переездом, можно разделить на три группы: до переезда, во время переезда, сразу после переезда [1].

2. Позиционирование. Основная задача HR-отдела - сформировать положительное отношение сотрудников к предстоящему переезду. Для этого переезд необходимо рекламировать среди работников, используя все доступные средства. Главный посыл этой "рекламной акции" в том, что переезд в новый офис - это проявление заботы и усилий работодателя по улучшению условий труда работников компании. Информационная кампания должна быть всеохватывающей, подробной и использовать все возможные способы коммуникации. При этом информация должна содержать весомые и разумные объяснения происходящего и акцентировать внимание на положительных сторонах изменений для каждого сотрудника организации. Работники должны сами захотеть поскорее сменить старый офис на новый.

3. Снятие напряжения в коллективе. Как уже говорилось ранее, любые перемены вызывают у сотрудников организации страх и сопротивление, подсознательное или явное. Однако открыто высказывать свое недовольство решаются немногие. Поэтому одной из мер снижения напряжения в коллективе может стать специальное "вентилирующее" собрание, на котором сотрудникам представится возможность выплеснуть свои эмоции и недовольство. Помимо снятия стресса за счет "вентиляции" эмоций такая встреча способствует сплочению группы благодаря эффекту группового переживания.

Кроме собраний в целях снятия напряжения в коллективе также можно использовать официальный сайт компании, где каждый работник сможет высказаться относительно своих переживаний и впечатлений по поводу самого переезда, нового офиса и организации данного процесса. Таким образом, сотрудники быстрее и легче смогут смириться с необходимостью переезда, а руководство компании и HR-отдел смогут своевременно отследить и среагировать на все возникающие проблемы.

4. План-график переезда. Для наиболее четкой организации всего процесса переезда необходимо поэтапно и детально расписать, что и в какие сроки должно быть сделано. При этом сроки всех этапов должны быть согласованы отдельно с каждым подразделением, которых они затрагивают, чтобы не нарушать бизнес-процессы компании. Также необходимо контролировать соблюдение этого графика - к примеру, создать систему поощрений для наиболее организованных сотрудников и наказаний для тех, кто затягивает сроки.

Мнение эксперта. Надежда Боброва, директор отделения управления персоналом холдинга "Атлант-М" в СЗФО, предлагает подойти к этому проекту творчески. К примеру, организовать для сотрудников квест или какую-либо другую игру, в которой одной из номинаций на победу могла бы стать номинация "самый организованный". Или можно вручить победителю квеста какой-нибудь смешной приз. Таким образом, сотрудники будут воспринимать процесс переезда совершенно по-другому, не как мероприятие, нарушающее весь рабочий график, а как веселую и забавную игру [1].

5. План размещения персонала в офисе. Важной задачей HR-службы является составление планов помещения и определение зон расположения каждого подразделения, основываясь на взаимодействии подразделений между собой. Детализацию рабочего пространства и распределение рабочих мест в пределах выделенной зоны лучше отдать в полное распоряжение работникам этих отделов, поскольку здесь потребуется индивидуальная работа с каждым работником. Таким образом, до каждого сотрудника можно будет донести, что никто в новом помещении не проиграет, что "хуже не будет", а, напротив, ситуация улучшится.

6. Вовлечение сотрудников в процесс переезда. Эффективным способом создания положительного отношения к переезду и ускорения адаптации к новому офису может стать проведение опроса сотрудников об улучшении организации их рабочих мест и учет этих пожеланий при размещении персонала. Таким образом, HR-отделу нужно предусмотреть альтернативные варианты рассадки внутри отделов, чтобы была возможность учесть пожелания сотрудников. Отсутствие насилия и "единственно правильных" решений - залог психологического комфорта при переезде. Многие смогут улучшить свое местоположение в новом офисе, занять место поудобнее. Понимание этого факта увеличивает лояльность.

7. Организация питания. Поскольку питание в течение рабочего дня является значимым вопросом для сотрудников, работодателю необходимо оценить инфраструктуру района, в котором расположен новый офис, на предмет недорогих кафе или столовых. В случае отсутствия подходящих вариантов необходимо наперед продумать альтернативу: организация собственной столовой или поиск служб доставки обедов в офис.

8. Парковка. Этот вопрос менее важен, чем остальные, но автовладельцы могут думать иначе. Если есть какие-то возможности обеспечить парковку для личных автомобилей сотрудников, то нужно эти возможности использовать. Если нет, то необходимо управлять ожиданиями, недвусмысленно дав понять, что, к сожалению, этот вопрос вне компетенции работодателя.

9. Предотвращение технических проблем. Работоспособность информационных и инженерных систем является ключевым моментом, который необходимо тщательно проверить перед непосредственным переездом в новое здание. Все усилия по позитивному позиционированию проекта могут быть уничтожены в первый же день, если в офисе не будет, скажем, работать компьютерная сеть или вентиляция.

10. Обеспечение доступа. Еще одним важным моментом, который в первый же день может крайне негативно отразиться на отношении сотрудников к новому офису, является организация доступа в новое здание. Все вопросы, связанные с пропусками, списками сотрудников и охраной, должны быть решены заблаговременно.

11. Коммуникация. Чтобы максимально облегчить смену рабочего места для сотрудников, а также ускорить процесс адаптации, куратору необходимо удостовериться, что накануне переезда каждый сотрудник получил четкую инструкцию о процедуре переезда, схему проезда в новый офис, информацию о системе доступа в новое здание, о расположении своего рабочего места, о парковке, общественном транспорте, питании и т. п.

12. Экскурсия в новый офис. Перед переездом весьма полезно будет провести экскурсию на новое место для всех или хотя бы наиболее активных работников. Этот шаг позволит еще раз прорекламировать новый офис среди сотрудников, которые смогут оценить его лично или по рассказам коллег. Также это позволит подкорректировать план рассадки работников и расстановку мебели в офисе с учетом пожеланий самих работников.

2. Во время переезда

1. Ресурсы. Для поддержания должного уровня лояльности сотрудников необходимо привлечь достаточное количество внешних ресурсов. Физическое перемещение вещей, мебели и оргтехники не должно выполняться силами самих работников - они не грузчики. Их работа должна сводиться к упаковке и распаковке своих вещей.

2. Время переезда. Необходимо подойти к выбору дня переезда с особой тщательностью. Наиболее подходящими днями для переезда выглядят выходные, поскольку если сотрудники упакуют вещи в пятницу в конце рабочего дня, в понедельник утром после выходных они смогут распаковать их уже в новом офисе. Благодаря этому рабочий процесс пострадает наименьшим образом.

3. Сразу после переезда

1. Празднование. Логическим продолжением правильного позиционирования проекта будет торжественное открытие нового офиса. Первому руководителю стоит сказать речь, подчеркнув преимущества нового офиса, и поблагодарив всех участников проекта. После этого возможен небольшой фуршет, пирожные, соки и т. п. В некоторых случаях можно организовать праздничный ужин.

2. Управление жалобами. Как бы хорошо ни был продуман проект, все равно в нем найдутся погрешности. Для того чтобы минимизировать их отрицательный эффект, рекомендую каждому сотруднику выдать форму для жалоб и предложений. Это официальный инструмент, через который можно сообщить о какой-то проблеме и "выпустить пар". Он как помогает скорейшему решению проблем, так и "охлаждает" эмоции недовольных.

Несмотря на все усилия HR-службы и руководства, не все работники останутся в компании после ее переезда.

Для тех, кто не захочет переезжать, компания может организовать процесс аутплейсмента собственными силами или с привлечением квалифицированной консалтинговой компании. Такими действиями работодатель даст понять, что ему не безразлична судьба собственных сотрудников и даже если приходится расстаться, то компания поможет им сориентироваться на рынке труда.

Словарь управления персоналом. Аутплейсмент (англ. outplacement) - это:

1) консультации по трудоустройству сокращаемых сотрудников за счет бывшего работодателя;

2) услуга по консультированию и продвижению на рынок труда сокращаемого персонала;

3) услуга по организации процесса увольнения сотрудников наиболее щадящим способом, форма расторжения трудовых отношений между компанией и работниками, предусматривающая привлечение специализированных организаций в целях оказания помощи в трудоустройстве уволенным сотрудникам.

При этом в компании заблаговременно должно быть проведено анкетирование сотрудников с целью выявления тех из них, кто не согласен переезжать в новый офис, а также выяснения причин их ухода и тех факторов, которые могли бы изменить их решение. Далее компания должна выявить наиболее популярный по данным опроса сотрудников вариант компенсаций. Кроме этого, необходимо планомерно искать подходящих соискателей на освободившиеся места.

В случае если речь идет об особо ценном специалисте, от которого компания не готова отказаться, необходимо в индивидуальном порядке рассмотреть и обсудить возможные перспективы с каждым таким сотрудником.

Также важно донести до сотрудников все положительные стороны переезда, ведь переезд в новый офис чаще всего сопровождается расширением компании. А это стабильность, перспективы карьерного роста для персонала, появление премий, связанных с ожидаемым увеличением прибыли компании, которые также помогут сотрудникам "пережить" неудобства переезда, и многие другие приятные моменты, связанные с удовлетворением потребности быть кем-то.

Также при достаточных финансовых возможностях компания может оптимизировать компенсационный пакет в связи с переездом. Речь, к примеру, может идти о бесплатных микроавтобусах от метро, бесплатных обедах, более гибком графике работы, дополнительных днях к ближайшему отпуску, служебных автомобилях для категорий сотрудников, которым ранее они не были положены по статусу.

Однако не стоит забывать, что если установить подобные доплаты и бонусы несложно, то при попытке сократить эту расходную статью в будущем, когда все волнения, связанные с переездом, осядут, могут возникнуть новые проблемы. Ведь в будущем состав сотрудников компании может измениться, и "новички", пришедшие в компанию, будут жить ближе к офису, однако социальный пакет останется.

Конечно, можно долго взывать к пониманию и аргументировать, что переезд вызван производственной необходимостью, предлагать развозку, обеды. Но работник либо лоялен к компании, либо нет. Ведь это основной мотив сотрудничества. Если для сотрудника легче сменить фирму, чем месторасположение офиса, то, наверно, переезд как любое изменение послужит для этого поводом.

В целом переезд - это испытание на лояльность к компании. Поэтому сразу после окончания переезда имеет смысл поддержать всех сотрудников.

Читайте также: