Командировки отменяют из за коронавируса

Обновлено: 24.04.2024

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

В условиях пандемии отмена командировок стала частым явлением. В этой статье мы разберём, можно ли отменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, что должно быть в приказе об отмене командировки и как правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всём по порядку.

Может ли коронавирус быть причиной отмены командировки

Закон не ограничивает компанию в причинах отмены командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки могут быть разные:

— потеря актуальности поездки;

— семейные обстоятельства командированного;

— форс-мажор (забастовки, природные бедствия, эпидемии и т.д.).

Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнести к форс-мажору. При этом не важно, по какой причине не состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ или неблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное — обосновать отмену поездки и по возможности сослаться на официальные документы. Это нужно для того, чтобы у инспекции не возникло лишних вопросов.

Как отменить командировку: инструкция

1. Выпустить приказ об отмене командировки

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс ещё не перечислили и билеты в поездку не купили, достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет. Документ составляется в произвольной форме на стандартном бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены рабочей поездки — например, сослаться на официальные источники:

Локальные нормативные документы, действующие в конкретном регионе России или другом государстве, например, постановление о режиме ЧС и обязательном карантине для приезжих.

В документе необходимо написать имена и должности работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте укажите номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить свою подпись.

Если же компания уже успела понести расходы на командировку, потребуется предпринять ещё несколько шагов.

2. Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компания все равно несёт фактические расходы, которые чаще всего полностью возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов обычно возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы и сборы за возврат. Если билеты невозвратные, их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением случаев, когда перевозчик сам отменил рейс).

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем больше денег вернётся. Пользователи Туту могут сдать ж/д и авиабилеты в личном кабинете на сайте или в приложении. Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат осуществляется из корпоративного аккаунта. После оформления возврата электронная квитанция и УПД (акт на сервисный сбор) придут на эл. почту, также их можно скачать в личном кабинете.

Для авиабилетов срок возврата денег составляет до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10 рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля или апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при возврате удерживают сборы за свои услуги.

Все полученные электронные документы и чеки нужно распечатать и сдать вместе с авансовым отчётом.

3. Заполнить авансовый отчёт

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для отчёта используют стандартную форму АО-1. Заполнять документ нужно тогда, когда все отчётные документы уже на руках. Сдать отчёт надо не позднее 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.

В документе напишите:

размер перечисленного аванса;
сумму потраченных средств;
остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД) и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращён, то нужно распечатать квитанцию возврата с указанием удержаний и суммы к возврату. Если билет невозвратный и его не удалось сдать, то понадобится сделать скриншот уведомления от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое и с бронью отелей.

4. Произвести расчёты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные документы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты, ему нужно отчитаться о фактических понесённых расходах в авансовом отчёте. Деньги, которые он позже получит от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит из его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику, то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить на расчётный счёт организации. Некоторые компании могут удержать суточные из заработной платы по заявлению сотрудника.

Как учесть расходы из-за отмены командировки

Расходы на командировку сотрудника — это затраты организации, а не доходы сотрудника. При учёте их нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вот суточные к расходам причислять не нужно, поскольку работник их не потратил.

Если сотрудник изначально оплатил билеты и жильё со своей карты и при возврате были удержаны сборы, компания все равно должна возместить работнику полную сумму расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с сумм не нужно.

Если же билеты и гостиница оплачены с корпоративного счёта (например в Туту Командировках), то деньги возвращаются напрямую на счёт компании.

Как перенести командировку на другие даты

Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают командировку невозможной именно сейчас, но необходимость в ней не отпадает. Рассказываем, можно ли перенести запланированную командировку на другое время.

Перенос командировки законом никак не регулируется, но это не значит, что он невозможен. По логике, процесс переноса служебной поездки, как и любой другой процесс, должен быть задокументирован и обоснован.

Руководитель командированного должен составить служебную записку и указать в ней причину переноса командировки. После согласования служебной записки с гендиректором нужно отменить предыдущий приказ и издать новый, с указанием других дат. Работник должен ознакомиться с документом и подписать.

Примечание: если командировка переносится на небольшой срок (например, несколько дней), возвращать суточные необязательно — всё равно уже скоро они понадобятся работнику. Авиабилеты можно обменять на новые даты, если позволяет тариф. Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый. Что касается ж/д билетов, то их обменять не получится — только купить другие.

Что в итоге

Для отмены или переноса командировки лучше ссылаться на официальные документы.
Чем раньше оформить возврат билетов, тем больше удастся вернуть (кроме невозвратных билетов).
Штрафы за отмену бронирования — расходы не сотрудника, а компании.
В авансовый отчёт вписывают сумму всех фактически понесённых расходов.
В случае переноса командировки на небольшой срок работник может не возвращать суточные, а использовать их позже.

Ещё можно почитать

Туту.ру — сервис для организации путешествий и командировок. Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой или с баланса компании в корпоративном аккаунте. Все отчётные документы о поездке приходят на эл. почту и доступны в аккаунте. Подробнее про Туту Командировки

В материале упоминается COVID-19. Доверяйте проверенной информации из экспертных источников — изучите ответы на вопросы о коронавирусе и вакцинации от врачей, учёных и научных корреспондентов.

Из-за болезни или карантина сотруднику, вероятно, придется задержаться в месте командировки, пока он не поправится или не закончится срок его изоляции. Поэтому нужно поменять билеты на более позднюю дату и оплатить отель за дни задержки. Хотя если работник попал в больницу, расходы на гостиницу могут, наоборот, сократиться. Главное, чтобы он сразу известил работодателя о произошедшем.

Образец. Приказ о продлении срока командировки (фрагмент)

Если сотрудник заболел за границей, он берет у местных медиков документ о нетрудоспособности. Затем делает с него легализованный перевод и по возвращении в Россию обращается в медучреждение для замены этого документа на больничный лист российского образца.

Какие расходы учесть. Оплатите работнику больничный за все дни нетрудоспособности. Но в расходы включите пособие лишь за первые три дня болезни, которые оплачивает компания.

Средний заработок, который сохраняется на время командировки, за дни болезни не начисляйте. Но суточные выплатите за весь период поездки, включая дни нетрудоспособности. Если сотрудник находился на амбулаторном лечении, то затраты на оплату гостиницы возместите за все время (п. 25 Положения о командировках). Учтите их в расходах. Суточные за дни задержки и деньги на оплату гостиницы переведите работнику на карту. Расходы на обмен билетов или покупку новых отражайте как обычно.

Работник уехал в командировку на три дня с 10 по 12 февраля. Там он заболел и был на больничном с 11 по 14 февраля. Лечение проходил амбулаторно. Домой вернулся 14 февраля. За переоформление обратного билета на 14 февраля перевозчик взял плату 2600 руб. Работодатель обязан выплатить сотруднику:— средний заработок за один день командировки — 10 февраля;
— пособие по нетрудоспособности за четыре дня — с 11 по 14 февраля;
— суточные за пять дней — с 10 по 14 февраля;
— компенсацию расходов на проживание в гостинице за период с 10 по 14 февраля.Кроме того, компания должна возместить работнику плату за переоформление обратного билета — 2600 руб.

Разъяснения Роструда по поездкам дистанционщиков

Какие затраты исключить. Если сотрудник попал в стационар или находился на карантине в специализированном учреждении, стоимость номера в отеле за это время нельзя учесть в расходах (п. 25 Положения о командировках). Но штраф гостиницы за аннулирование оставшихся дней брони или другое ее изменение вы вправе включить в затраты.

Что с НДФЛ и взносами. С пособия по нетрудоспособности удержите НДФЛ, но страховые взносы не начисляйте. Доплату суточных отражайте как обычно, то есть не облагайте НДФЛ и взносами суммы в пределах 700 руб. в день при командировках по России или 2500 руб. в день при загранкомандировках.

В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

расходы на проезд;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При направлении сотрудника в командировку за пределы РФ ему дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других выездных документов, обязательной медицинской страховки, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

В связи с тяжелой эпидемиологической обстановкой и угрозой распространения коронавирусной инфекции Роспотребнадзором и Главным санитарным врачом РФ даны указания по ограничению командировок сотрудников организаций.

Если принято решение отменить запланированную командировку или отозвать сотрудника из командировки, издайте приказ, в котором:

укажите причину отмены командировки или отзыва из командировки сотрудника;
определите сроки возврата денежных средств сотрудником, если он не успел уехать в командировку;
определите сроки сдачи билетов, отмены брони на гостиницу;
определите сроки отзыва сотрудника из командировки, если он на момент издания приказа находится в командировке.

Обратите внимание, что на сайтах РЖД и Минтранса РФ размещена информация по возврату ж/д и авиабилетов в связи вынужденной отменой поездки из-за неблагоприятной эпидемиологической обстановки.

Бухгалтерский учет

В общем случае суммы, удержанные при возврате билетов и аннулировании гостиничной брони (комиссии, сборы и т.п.), при отмене командировки признаются в составе прочих расходов организации как санкции за нарушение условий договоров (п. 11 ПБУ 10/99).

Если командировка отменена из-за с пандемии коронавируса, то расходы, понесенные в связи с ее отменой, могут быть признаны на основании п. 13 ПБУ 10/99 в составе прочих расходов как расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами. К таким расходам относятся:

суммы, удержанные перевозчиком при возврате билетов (комиссии, невозвратные сборы и пр., в том числе стоимость невозвратных билетов);
суммы, удержанные отелем при отмене брони или отказе от проживания в уже оплаченном номере;
стоимость полученной визы, медицинской страховки и аналогичные затраты.

Такие расходы при наличии приказа об отмене командировки признаются на дату (п. 16, п. 18, п. 19 ПБУ 10/99):

возврата билетов, отмены брони в гостинице (если оплачивались организацией);
приказа об отмене командировки по полученной визе, медицинской страховке (если оплачивались организацией);
утверждения авансового отчета (если билеты, гостиница, виза, медицинская страховка оплачивались работником самостоятельно).

Авансовый отчет по произведенным расходам работник должен представить в течение трех рабочих дней с даты приказа об отмене командировки (п. 26 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Дт 60 Кт 50.3 (60) – возвращены билеты перевозчику (если они оплачены организацией)
Дт 60 Кт 19 – НДС со стоимости возвращенных билетов отнесен на расчеты с перевозчиком
Дт 91.2 Кт 60 – списаны в расходы невозвратная часть билетов (с учетом входного НДС) и гостиничной брони, другие затраты на командировку (виза, медстраховка, оплаченные организацией)
Дт 91.2 Кт 71 – списаны в расходы невозвратная часть билетов (с учетом входного НДС) и гостиничной брони, другие затраты на командировку (виза, медстраховка, оплаченные сотрудником)
Дт 51 Кт 60 – получены денежные средства за возврат билетов от перевозчика, возвратная часть за отмену гостиничной брони
Дт 71 Кт 51 (50) – возмещены работнику понесенные им расходы
Дт 51 (50) Кт 71 – возвращены работником денежные средства, выданные ему на командировку

Налог на прибыль

В целях исчисления налога на прибыль убытки, понесенные в связи с отменой командировки, можно учесть, только если они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и не поименованы в ст. 270 НК РФ (письма Минфина России от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Если командировка отменена в связи с мерами противодействия распространению коронавирусной инфекции, убытки от ее отмены следует учитывать как потери, связанные с чрезвычайными ситуациями (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Документальным подтверждением обоснованности затрат в данном случае (помимо прочих документов) будет приказ руководителя на отмену командировки (в том числе согласно указаниям Роспотребнадзора и Главного санитарного врача РФ).

Расходы следует признавать на дату (пп. 3, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ):

возврата билетов, отмены брони в гостинице (если оплачивались организацией);
приказа об отмене командировки по полученной визе, медицинской страховке (если оплачивались организацией);
утверждения авансового отчета (если билеты, гостиница, виза, медицинская страховка оплачивались работником самостоятельно).

Если работник приобретал билеты для проезда к месту командировки и обратно за свой счет, то возвращать их перевозчику он должен сам. Удержанные при возврате билетов суммы организация обязана ему возместить (ст. 168 ТК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

Минтруд России в письме от 27.11.2014 № 17-3/В-572 высказал мнение, что возмещение сотруднику расходов по оплате визы и медицинской страховки (вне зависимости от того, отменилась командировка или нет) не подлежит обложению страховыми взносами. Эти рекомендации даны в период действия Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, однако они применимы и сейчас (см. письмо Минфина России от 16.11.2016 № 03-04-12/67082).

Аналогичное мнение высказал Минфин России в отношении НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Российский крупный бизнес начал ввод мер против коронавируса. По рекомендации Роспотребнадзора и Минздрава ряд нефтегазовых компаний отменил командировки за рубеж и массовые мероприятия, а также ввел пункты проверки сотрудников

Роспотребнадзор и Минздрав выпустили рекомендации, на основе которых крупные российские компании издали распоряжения по противодействию коронавирусу. Об этом РБК рассказали несколько источников в крупных нефтегазовых компаниях и частично подтвердили их представители.

В этих распоряжениях речь идет про санитарные меры, сокращение или полную отмену командировок и ограничение массового скопления людей. РБК направил запрос в Роспотребнадзор.

Сотрудникам также рекомендовано воздержаться от частных поездок за рубеж. Если они отказываются следовать рекомендации, то при возвращении на работу должны посетить врача.

Ни слова о недовольстве: как быть с негативными эмоциями в коллективе

Нужен диалог: как производителям продуктов реагировать на санкции

Дивиденды Segezha Group могут составить до 7,2% годовых. Будут ли выплаты

Европейское небо закрыто для России. Кто выиграет от этой авиаблокады

Разворот на 180 градусов: чем и с кем Россия будет торговать теперь

Как балаган экстравертов может загубить крутые идеи: мануал по креативу

Вы переехали за рубеж. О каких законах своей страны не надо забывать

Крупнейший российский производитель сжиженного природного газа (СПГ) НОВАТЭК пока не отменял целиком зарубежные командировки сотрудников, рассказали РБК два сотрудника компании. В пресс-службе НОВАТЭКа не ответили на запрос РБК.

Минус $10 млрд из-за вируса

Основные нефтедобывающие страны потеряли в совокупности около $10 млрд доходов из-за падения цен на нефть более чем на 15% на фоне вспышки нового коронавируса. Такие данные привела в среду, 4 марта, директор-распорядитель Международного валютного фонда Кристалина Георгиева на совместной пресс-конференции с президентом Всемирного банка Дэвидом Мэлпасом в Вашингтоне (цитата по ТАСС).

Какие меры принимают другие компании

Число зараженных коронавирусом COVID-19 в мире на 4 марта превысило 92 тыс. человек, умерли более 3 тыс. человек. Изначально заболевание пришло из китайского города Ухань и быстро распространилось по миру. Из-за эпидемии многие ключевые экономические мероприятия отменены. Россия закрыла въезд для китайцев, кроме транзита в другие страны.

Министр также поставил задачу руководителям образовательных учреждений ведомства усилить контроль за экспресс-тестированием и изоляцией курсантов, слушателей и воспитанников, возвращающихся с отдыха.

При этом глава Минобороны констатировал, что в прошлом году количество случаев заболевания COVID-19 в Вооруженных силах сократилось.

Meta* в опале: что это значит для бизнеса и поможет ли VPN

Предвестники увольнения: как понять, что с вами готовы попрощаться

Брендинг под копирку: зачем компании выпускают продукты-клоны

Как разработка хирургических инструментов сделала иммигранта миллиардером

Горизонт планирования — один день: логистика погрузилась в новый кризис

В кризис так нельзя: пять способов пустить продажи под откос

НДФЛ по-новому: на что компаниям обратить внимание после марта 2022 года

Заместитель директора Национального исследовательского центра эпидемиологии и микробиологии им. Н.Ф.Гамалеи Денис Логунов спрогнозировал рост числа зараженных омикрон-вариантом в конце января — начале февраля.

Читайте также: