Перевели на удаленную работу из за коронавируса

Обновлено: 24.04.2024

Минтруд рекомендовал всем работодателям в связи с коронавирусом по возможности переводить сотрудников в режим удаленной работы. При этом ведомство напомнило о том, какие действия должны предпринять компании для правильного оформления процесса. Разбираемся, на что именно акцентировано внимание.

Согласно Трудовому кодексу формат работы из дома допускается, если на то имеются производственные условия. Очевидно, что для эффективного выполнения своих трудовых функций сотруднику нужны ресурсы. Будет ли он сам себя обеспечивать такими ресурсами или ему поможет работодатель — все это решается и прописывается в рамках конкретной компании (ст. 312.2 ТК РФ).

Перевод сотрудника на удаленную работу: действия работодателя

Ранее мы опубликовали подробную статью о том, как перевести сотрудника на удаленку с учетом всех деталей. Но в ней мы описали стандартную ситуацию. В связи с текущими событиями у бизнеса возникают дополнительные вопросы относительно перевода на удаленную работу. В частности, они касаются оформления приказа. На этот и другие вопросы ответил Минтруд.

1. Подготовить списки работников, которые будут переведены на удаленную работу, и порядок организации работы в таком режиме.

Порядок организации работы включает:

график;
способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнение;
возможность использования ресурсов организации на дому.

Важно убедиться, что у конкретного сотрудника, который попал в такие списки, есть все необходимые инструменты для полноценного труда или вы располагаете необходимыми ресурсами, чтобы обеспечить его всем необходимым вплоть до ноутбука.

2. Издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV)) переводе сотрудников на удаленную работу на дому.

Приказ нужно не только издать, но и ознакомить с ним работников под роспись.

Работа из дома: 5 распространенных вопросов и ответы на них

Вопрос № 1

Ответ

Да, он может отказаться от командировки, если основания для отказа предусмотрены в Трудовом кодексе или трудовом договоре.

Минтруд напоминает, что есть категории работников, которых нельзя направлять в командировку без согласия:

женщин с детьми до 3-х лет;
одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5-ти лет;
работников, имеющих детей-инвалидов;
работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
беременных женщин;
несовершеннолетних сотрудников, кроме спортсменов и творческих работников;
работников, заключивших ученический договор, если командировка не связана с ученичеством;
инвалидов, если такое ограничение указано в индивидуальной программе реабилитации.

В любом случае после возвращения из командировки работнику обязательно придется соблюдать карантин.

Вопрос № 2

В городе, где работает сотрудник, не введено распоряжение о повышенной готовности из-за коронавируса. Может ли он по желанию перейти на удаленную работу?

Ответ

Может, если согласует этот вопрос со своим работодателем.

Вопрос № 3

Может ли работодатель отказать сотруднику в возможности временно работать удаленно?

Ответ

Работодатель действительно вправе отказать в такой возможности. Но с учетом текущих обстоятельств Минтруд надеется на то, что бизнес с пониманием отнесется к необходимости противодействия распространению коронавируса и организует удаленную работу для всех сотрудников, чей функционал позволяет им трудиться дистанционно.

Вопрос № 4

Можно ли заключать и расторгать трудовой договор удаленно?

Ответ

Да, можно. В случае с заключением трудового договора важно:

помнить о том, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах;
каждый экземпляр должен быть подписан работником и работодателем;
работнику передается один подписанный экземпляр трудового договора;
возможно подписание трудового договора усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, предусмотренном для дистанционных работников гл. 49.1 ТК РФ.

В случае удаленного расторжения трудового договора нужно помнить об обязательном соблюдении всех требований трудового законодательства: о сроках и порядке уведомления работодателя (когда инициатива увольнения исходит от работника) и о сроках уведомления и выплат сотруднику (когда увольнение происходит по инициативе работодателя).

Вопрос № 5

Как дистанционная работа влияет на зарплату?

Ответ

Изменение места выполнения трудовой функции никак не влияет на уровень оплаты.

В условиях возрастающей угрозы распространения коронавирусной инфекции (2019-nCoV, COVID-2019) по всему миру страны, в которых существует потенциальная опасность ее завоза, оперативно принимают дополнительные предупредительные меры. В число таких стран входит и Россия. И хотя в нашей стране официальная статистика, представленная Роспотребнадзором, по состоянию на 20 марта насчитывает только 199 подтвержденных случаев коронавирусной инфекции, противоэпидемические и профилактические мероприятия набирают обороты. Так, переведенные в режим повышенной готовности федеральные и региональные органы власти все чаще призывают работодателей к принятию вспомогательных мер, в том числе переводу работников на дистанционный режим работы при наличии к этому технических и организационных возможностей.

Но оказалось, что не все работодатели пока готовы к оперативной реализации такой меры, поскольку видят сложности в оформлении соответствующего перехода на дистанционный режим работы. Усложняет ситуацию и то, что действующие нормы Трудового кодекса не позволяют сделать однозначные выводы относительно легальной процедуры такого перевода. В нем встречаются нормы, регламентирующие отдельные нюансы трудовых отношений в условиях наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих работе, но при этом нет указаний на возможность совмещения работы по основному договору с дистанционной работой.

Работа в условиях коронавируса: правовой аспект

Препятствует ли отсутствие в штатном расписании должности дистанционного работника установлению факта трудовых отношений с таким сотрудником? Узнайте из "Энциклопедии судебной практики" в системе ГАРАНТ. Получите бесплатный доступ на 3 дня!

ТК РФ содержит ряд положений, предусматривающих особенности организации труда в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия, к числу которых отнесена и эпидемия [11 марта ВОЗ объявила вспышку коронавируса пандемией, но для целей рассмотрения порядка оформления трудовых отношений мы считаем эти понятия равнозначными. – ГАРАНТ.РУ]. В частности, кодекс выводит за рамки принудительного труда, который запрещен в России, работу, выполняемую в условиях чрезвычайных обстоятельств, включая эпидемию (абз. 3 ч. 3 ст. 4 ТК РФ). Кроме того, узаконена возможность заключения по соглашению сторон срочного трудового договора для проведения неотложных работ по предотвращению эпидемий, а также для устранения их последствий (абз. 5 ч. 2 ст. 59 ТК РФ).

Остальные упоминания об эпидемиях касаются возможности:

перевода работника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя для предотвращения эпидемии или устранения ее последствий (ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ);
прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в случае наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (в том числе эпидемии), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа госвласти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
привлечения работодателем работника к сверхурочной работе без его согласия при производстве неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, в частности эпидемии (п. 3 ч. 3 ст. 99 ТК РФ);
привлечения работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их согласия для выполнения неотложных работ в условиях эпидемии при наличии угрозы жизни или нормальным жизненным условиям всего населения или его части (п. 3 ч. 3 ст. 113 ТК РФ).

Переход на дистанционную работу: возможные способы

Если особенности дистанционной работы, включая порядок принятия работника на нее, оформления необходимых документов, организации труда и т. п. не вызывают особых вопросов, поскольку четко регламентированы в главе 49.1 ТК РФ, то специфика оформления перевода уже работающего по трудовому договору сотрудника порождает сложности у работодателей и кадровых служб. Связано это с тем, что ТК РФ не содержит прямых норм, регулирующих этот процесс именно в период эпидемии.

Руководитель юридической компании "Качкаев и партнеры" Руслан Качкаев выделяет два ключевых способа перехода работника на дистанционную работу:

заключение дополнительного соглашения к трудовому договору в связи с изменением условий трудового договора;
оформление временного перевода на срок до одного месяца.

Первый способ возможен в силу ст. 72 ТК РФ, допускающей изменение определенных сторонами условий трудового договора. Для реализации такого механизма важны два условия – наличие соглашения сторон трудового договора и заключение такого соглашения в письменной форме. Аналогичного подхода придерживается и Федерация независимых профсоюзов России, о чем свидетельствуют опубликованные на ее сайте разъяснения. Так, ФНПР указывает: "Учитывая, что распространение коронавирусной инфекции признали обстоятельством непреодолимой силы, затрагивающим права граждан, работник может обратиться к работодателю с заявлением о переводе на удаленную, с точки зрения ТК РФ, дистанционную работу (ч. 2 ст. 57, ст. 312.1 ТК РФ) с учетом реальной возможности таковой". Работнику рекомендуется указать в заявлении уважительные причины необходимости выполнения работы вне рабочего места. Со стороны работодателя, по мнению ФНПР, решение данного вопроса должно выразиться в подготовленном кадровой службой дополнительном соглашении к трудовому договору с работником с указанием условий удаленной работы и ее сроков.

Старший юрист юридической фирмы "Алимирзоев и Трофимов" Асият Культербаева также считает наиболее приемлемым в сложившейся обстановке оформление сотрудника на дистанционную работу путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, содержащего согласие работника на изменение условий труда и дистанционную работу. "Обмен подписанными дополнительными соглашениями с работниками можно осуществить посредством курьерской службы", – подчеркивает она.

Если работодатель изберет такой путь оформления трудовых отношений с работником в условиях коронавируса, то он должен подумать о целесообразности закрепления в дополнительном соглашении некоторых положений – в частности, о:

новом формате работы (дистанционной работе) и ее сроках;
режиме труда и отдыха;
размере оплаты труда (если объем трудовых обязанностей не уменьшился, то не должен снижаться и размер оплаты труда, однако по договоренности работника с работодателем оплата удаленной работы может производиться на иных условиях);
порядке обмена служебной документацией;
порядке обеспечения работника средствами, необходимыми для выполнения трудовой функции;
размере компенсации работнику расходов за использование личного имущества в рабочих целях (оплата электроэнергии, Интернета, эксплуатации компьютера и т. д.);
порядке обеспечения работнику безопасных условий и охраны труда;
правилах и формах контроля работодателя за работником на время удаленной работы и т. п.

Старший юрист юридической фирмы "Алимирзоев и Трофимов" считает необходимым взять под особый контроль сотрудников, работающих с результатами интеллектуальной деятельности (РИД), которые разрабатываются самими сотрудниками. В дополнительном соглашении к трудовому договору о дистанционной работе следует четко указать порядок постановки служебных заданий, порядок уведомления сотрудником работодателя о создании РИД и фиксировать передачу РИД от работника работодателю. "Кроме того, коль скоро стороны будут заключать дополнительное соглашение к трудовому договору, рекомендуем уточнить должностные обязанности работника таким образом, чтобы в дальнейшем не возникало сомнений у сторон в том, что соответствующий РИД был создан работником в рамках исполнения им своих обязанностей", – подчеркивает она. Дополнительной мерой может служить и приказ работодателя о способах и порядке передачи РИД, принятия Регламента о РИД, предусматривающего вопросы мониторинга за деятельностью дистанционных сотрудников, хранения РИД и промежуточных работ в "облачных" технологиях, порядок работы в учетной записи и другие моменты.

Относительно второго способа ст. 72.2 ТК РФ предполагает, что в случае эпидемии, ставящей под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, может быть произведен перевод работника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя для предотвращения эпидемии или устранения ее последствий.

Фото: личный архив автора

Руслан Качкаев, руководитель юридической компании "Качкаев и партнеры":

"Казалось бы, норма подходит в сложившейся ситуации, поскольку предусматривает порядок действий в случае эпидемии, ставящей под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения. Однако указанная норма касается перевода на работу, которая может быть связана с предотвращением эпидемии или устранением их последствий. Поэтому подход судей при оценке применения ст. 72.2 ТК РФ для перевода сотрудников на удаленный режим может быть неоднозначным".

Поддерживает такой способ перевода и ведущий юрист Европейской Юридической Службы Павел Кокорев. Он считает, что для оформления трудовых отношений в данном случае достаточно решения работодателя о переводе без расторжения основного трудового договора. При этом по истечении месяца работодатель либо должен перевести работника на прежнюю работу, либо предложить заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.

Но поскольку перевод работников по указанной норме ограничен сроком (не более одного месяца), а на сегодняшний день нет понимания, как будет развиваться ситуация с коронавирусом дальше, Руслан Качкаев советует воспользоваться процедурой перевода работников на дистанционный режим по правилам ст. 74 ТК РФ. Имеется в виду корректировка определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. Такой перевод осуществляется по инициативе работодателя с предварительным уведомлением работника за два месяца о предстоящем изменении условий трудового договора (в рассматриваемом случае – о переходе на удаленную работу). Это актуально для тех работодателей, которые пока не перевели своих сотрудников на дистанционную работу, но рассматривают такую возможность на перспективу (если пандемия продолжится).

В качестве альтернативы временному переводу эксперт рассматривает и перевод работника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя в случаях простоя. Речь идет о временной приостановке работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ). "Мероприятия по предупреждению заражения коронавирусом работников могут рассматриваться в данной ситуации причиной организационного характера", – считает эксперт. Он уточняет, что временная приостановка работы может считаться простоем, когда работодатель издает приказ об объявлении простоя, содержащий информацию о причинах экономического, технологического, технического или организационного характера для приостановления работы, а также о том, что в указанный период будут производиться выплаты в соответствии со ст. 157 ТК РФ. Далее работодателем оформляется приказ о переводе работников.

С учетом временного характера перевода работника в результате простоя из-за эпидемии рекомендуется указать в приказе о введении простоя конкретный срок, на который он вводится, а далее – при необходимости – продлевать период простоя путем издания нового приказа. "По завершении периода простоя работодателю также следует издать соответствующий приказ", – указывает Качкаев.

Фото: личный архив автора

Елена Кожемякина , управляющий партнер юридической компании BLS:

"Кстати, некоторые работодатели спрашивают, можно ли в этой ситуации отправлять сотрудников в отпуск. Вопрос сложный и разбираться надо в каждом случае индивидуально, но в общих словах – закон не запрещает. А еще из-за ухудшения финансовой ситуации HR и корпоративные юристы задумываются о том, чтобы перевести людей на неполный рабочий день из-за ухудшения финансовой ситуации. Да, ТК РФ дает ряд вариантов для бизнеса при снижении объемов производства, угрозе массовых сокращений и т. д. Но судебной практики, связанной с расчетами по оплате, нет, а значит, придется действовать индивидуально, обосновывая шаги и принимая на себя серьезные риски".

Позиция контролирующего органа

Официальных разъяснений Роструда по вопросу перевода сотрудников на дистанционную работу в период коронавирусной инфекции пока нет, но если ориентироваться на данные ранее пояснения, то можно выделить и еще один возможный способ оформления перевода – прекращение трудового договора с сотрудником и заключение с ним нового договора на условиях дистанционной работы. Такая конструкция была предложена в мае 2016 года на портале "Онлайнинспекция.рф" в ответе на вопрос, касающийся ситуации, когда офис компании находится в одном городе, а сотрудник переезжает в другой город, где нет офиса, но есть клиенты, которых можно обслуживать дистанционно. Так, Роструд указал, что с данным работником можно заключить договор о дистанционной работе. "Для этого нужно расторгнуть существующий трудовой договор и заключить трудовой договор о дистанционной работе, поскольку трудовое законодательство не предусматривает изменение условий трудового договора на дистанционный характер", – подчеркивалось в комментарии к вопросу. Вероятно, такое решение проблемы будет уместно, если перевод носит не временный, а постоянный характер.

При этом на днях в рамках индивидуальной консультации сотрудника портала ГАРАНТ.РУ специалисты "Онлайнинспекции.рф" отметили, что работодатель, желающий полностью или частично перевести сотрудников на работу из дома, должен заключить дополнительное соглашение об этом к трудовому договору. Причем, если некоторые сотрудники откажутся работать на таких условиях, то они вправе продолжать работу на рабочем месте до тех пор, пока в стране не будут введены обязательные меры по переводу работников на удаленную работу. Что касается простоя, то в случае эпидемии он не вменяется в вину работодателю. "Работодатель не может влиять на эпидемиологическую обстановку в городе, следовательно, вины работодателя в остановке производства – простое в рассматриваемой ситуации нет. В связи с этим данный факт необходимо квалифицировать как произошедшее обстоятельство не по вине работодателя", – подчеркивается в ответе.

Риски для работодателей и работников

Не стоит забывать и о том, что в условиях правовой неопределенности рассматриваемого вопроса могут возникнуть некоторые риски как для работодателей, так и для работников.

Руководитель юридической компании "Качкаев и партнеры" в числе потенциальных рисков для работодателя выделил следующие:

риск отказа работника при заключении дополнительного соглашения о дистанционной работе от такого условия (устранить этот риск позволит перевод работников без их согласия по правилам ст. 72.2 ТК РФ путем издания приказа о простое в связи с пандемией коронавируса и приказа о переводе на дистанционную работу);
злоупотребления со стороны работника, связанные с недостаточным регулированием режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника (целесообразно прописать этот вопрос в дополнительном соглашении).

"Риски для работников заключаются в том, что на сегодняшний день встречаются случаи, когда работодатели понуждают работников подписывать заявления о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, и, поскольку работник выступает зависимой стороной, то такие заявления будут подписываться", – подчеркивает Качкаев. Добавим, работникам также не следует переходить на дистанционную работу по договоренности с работодателем без официального оформления такого перехода, поскольку со стороны недобросовестных работодателей это может стать способом избавления от неугодных работников. На практике имеют место случаи, когда после нескольких дней дистанционной работы работодатель увольняет работника за прогулы. Также целесообразно проследить, чтобы в дополнительном соглашении о переводе на дистанционную работу был указан срок такого перевода – в противном случае, если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не будет предоставлена, а он не потребует ее предоставления и продолжит работать из дома, то условие соглашения о временном характере перевода утратит силу и перевод будет считаться постоянным.

В свою очередь, Павел Кокорев уверен, что если перевод будет произведен в соответствии с нормами ТК РФ, то риски для работодателя и работника будут минимальны. Разве что при отказе от вынужденного перевода работника смогут привлечь к дисциплинарной ответственности (вплоть до увольнения за прогул). В соответствии с п. 19 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 г. № 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" при разрешении дел, связанных с переводом на другую работу, судам необходимо иметь в виду, что отказ от выполнения работы при переводе, совершенном с соблюдением закона, признается нарушением трудовой дисциплины. Что касается работодателя, то ему грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП за нарушение процедуры перевода в виде штрафа от 1 тыс. до 5 тыс. руб. (для юрлиц – 30-50 тыс. руб.).

***
Необходимость настройки рабочих процессов в условиях существующей эпидемиологической реальности требует от работодателей адекватной оценки возможности изменения организации труда, в том числе в целях обеспечения безопасности жизни и здоровья своих работников. Поэтому при отсутствии серьезных препятствий к осуществлению сотрудниками компаний дистанционной работы нелишним будет прислушаться к призывам властей. Напомним, Президент РФ Владимир Путин в ходе совещания с членами Правительства РФ заявил о необходимости предусмотреть особый, гибкий или дистанционный график работы для родителей с детьми дошкольного и школьного возраста ("там, где это возможно"). Он подчеркнул, что в целом принимаемые в условиях пандемии решения должны быть обоснованными, четкими, понятными для людей, соответствовать степени потенциальных рисков и вводиться по мере необходимости. "Надо действовать на опережение, смотреть, как может развиваться ситуация, заранее готовить шаги, соответствующие меры и вводить их по мере необходимости", – резюмировал он.

Между тем, 18 марта Мэр Москвы Сергей Собянин и губернатор Московской области Андрей Воробьев обратились к работодателям столицы и Подмосковья с просьбой перевести своих сотрудников на работу из дома (при наличии возможности). "Тем самым вы внесете огромный вклад в борьбу с коронавирусной инфекцией", – подчеркнули они, отметив, что лучшим средством замедления распространения вируса является уменьшение количества социальных контактов. При этом чиновники акцентировали внимание, что работа в период карантина не является вынужденным отпуском за свой счет и должна быть оплачена в полном размере.

Можно ли перевести на удаленную работу принудительно, как ввести соответствующую политику и что в ней предусмотреть.

Поскольку социальное дистанцирование — один из самых эффективных методов сдерживания распространения коронавируса, все больше работодателей готовы перевести своих сотрудников на удаленную работу из дома. О чем нужно при этом помнить?

В данной статье речь пойдет в первую очередь о работниках, которые работают в офисах, то есть имеют закрепленные рабочие места. Надомники (гл. 49 ТК РФ) и дистанционные работники (гл. 49.1 ТК РФ) и так могут самостоятельно выбирать свои рабочие места.

Скорее всего, нет.

Введение удаленного режима работы в контексте российского трудового законодательства предполагает изменение места работы сотрудника в одностороннем порядке.

С одной стороны, согласие работника не требуется для его перемещения у того же работодателя на другое рабочее место [. ], если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора (ст. 72.1 ТК РФ). С другой стороны, место работы по определению является неким пространством в ведении работодателя.

По этой логике, даже если работодатель вправе изменить место работы, таким новым местом не может быть квартира работника.

Если на предприятии вводится простой, то работодатель вправе снизить заработную плату (ст. 157 ТК РФ):

Время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее ⅔ средней заработной платы работника.
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Порядок введения простоя детально не урегулирован в ТК РФ. Можно ориентироваться на эту инструкцию и учесть позиции Роструда в письме № 395-6-1 от 19 марта 2012 г.

Можно на один месяц перевести работников на другую работу. В соответствии со ст. 72.2 ТК РФ:

В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, голода, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работник может быть переведен без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя для предотвращения указанных случаев или устранения их последствий.

Действительно, если работники и сами не против поработать из дома, то надо просто сообщить всем о новых правилах и не терять время на юридические формальности. Ниже список вопросов, которые рекомендуется учесть.

1. Продолжительность и иерархия политики. Сначала нужно зафиксировать, сколько будет действовать новая политика. Скажем, две недели с возможностью продления в зависимости от обстоятельств. Политика может противоречить другим локальным актам, поэтому стоит установить ее приоритет.

2. Карантин. Многих отправляют на принудительный карантин. Кто-то решает изолироваться самостоятельно. На дату этой публикации не было единых правил, как поступать работодателям с такими сотрудниками. Есть примеры компаний, которые компенсируют время карантина по полной ставке, если работник при этом может работать. Мы ожидаем, что в ближайшее время будут предложены единые правила на федеральном уровне.

3. Работа из дома. Далее стоит ввести общее правило про удаленную работу. Распространяется это на всех работников или только на отдельные категории? Является ли это принудительной мерой или добровольной?

4. Использование личной техники. Некоторые компании до сих пор запрещают сотрудникам использовать личные компьютеры и телефоны для корпоративных коммуникацией. В сложившейся ситуации это может стать ахиллесовой пятой таких работодателей, парализовав все процессы. В политике стоит зафиксировать, могут ли работники использовать личные компьютеры или, например, забрать домой корпоративные ноутбуки?

5. Рабочие командировки и личные поездки. В политике должны быть зафиксированы правила в отношении поездок работников. Многие работодатели уже ограничили международные командировки.

Другие пошли дальше и обязали сотрудников сообщать о своих личных поездках и, в зависимости от направления, не выходить на работу в течение 14 дней (самоизоляция). Это логическим образом вытекает из ст. 212 ТК РФ, поскольку работодатель обязан обеспечить безопасные условия труда на каждом рабочем месте. Что означает и право работодателя не допустить к работе работника, который после заграничной поездки потенциально способен заразить других работников, чем будет нарушена норма ст. 212 ТК РФ. Потому что именно с попущения работодателя работник приступит к выполнению работы на рабочем месте.

6. Общественный транспорт. Некоторые компании просят своих сотрудников отказаться от общественного транспорта и готовы компенсировать использование такси или каршеринга.

7. Каналы коммуникаций. Стоит предусмотреть, какие каналы коммуникаций будут использовать сотрудники во время удаленной работы. В большинстве компаний этот вопрос и так решен.

8. Посетители в офисе. Если сфера деятельности компании предполагает, что в офис приходят посетители (сфера обслуживание, устные консультации и т.д.), рекомендуется ввести правила об ограничении количества посетителей.

9. Домашний офис. Тот, кто работал из дома, прекрасно знает, как сложно иногда войти в рабочий режим. Если уж вы решили позволить своим сотрудникам работать из дома, в ваших же интересах будет им рассказать, как лучше всего обустроить рабочее место. В интернете много статей на этот счет.

10. Дополнительные расходы. Предложите свои сотрудникам вести учет дополнительных расходов, которые они понесли в связи с работой из дома или самоизоляцией из-за коронавируса. В некоторых странах уже есть прецеденты, когда такие расходы можно возместить из казны или получить налоговые льготы.

Наконец, чтобы снять чувство обеспокоенности, стоит прямо зафиксировать, что отсутствие на рабочем месте не будет основанием для увольнения.

Вводите как локальный нормативный акт (ст. 8 ТК РФ) с датой вступления в день принятия. Закон требует знакомить работников с такими документами под роспись.

В Москве были введены специальные обязанности для работодателей. Стоит ожидать, что аналогичные обязанности могут быть в ближайшее время введены и в других регионах.

Обеспечить измерение температуры тела работникам на рабочих местах с обязательным отстранением от нахождения на рабочем месте лиц с повышенной температурой.
Оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому.
При поступлении запроса Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по городу Москве незамедлительно представлять информацию о всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (2019-nCoV) в связи с исполнением им трудовых функций, обеспечить проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший.
Не допускать на рабочее место и (или) территорию организации работников из числа граждан, приехавших из определенных в документе стран, а также работников, в отношении которых приняты постановления санитарных врачей об изоляции.

На платформе для найма фрилансеров Workable размещена хорошая подборка материалов по адаптации к удаленной работе в связи с коронавирусом. Также McKinsey еженедельно публикует обзоры последних данных по регионам и свои рекомендации руководителям организаций. К сожалению, там все на английском, но при первом приближении материалы доступны для читателя с базовым уровнем языка.

Как приспособиться к работе из дома, если всех перевели на удалённую работу, какие сервисы помогут оставаться на связи и почему в рабочем чате не место солнечным единорогам ‒ советы, которые помогут выжить временному удалёнщику

Если слова года-2019 так или иначе связаны с экологией (Upcycling ‒ производство из переработанных материалов, Climate strike ‒ климатическая забастовка, Climate emergency ‒ чрезвычайная климатическая ситуация), то в 2020 все шансы стать словом года ‒ у коронавируса COVID-19.

Действительно ли коронавирус так опасен, как твердят СМИ, ‒ вопрос спорный. Пока ВОЗ оценивает смертность от COVID-19 на уровне 3-4%. Для сравнения ‒ у гриппа 1%, у ближневосточного респираторного синдрома MERS (2006 год) ‒ 10%.

Тем не менее объявлена пандемия, на фондовых рынках паника, страны закрывают границы и отправляют приезжих на карантин. Предприятия закупают санитайзеры, медицинские тепловизоры, отменяют совещания и командировки сотрудников.

В ОАЭ и Японии госучреждения обязаны перевести сотрудников на удалённую работу.

Все китайские сотрудники Лаборатории Касперского работают из дома.

Microsoft рекомендовал сотрудникам по возможности работать дома, Twitter перевёл всех сотрудников на удалённую работу.

Райффайзенбанк, Росбанк и ВТБ запретили работникам приходить в офис, если есть признаки простуды.

Россия меньше других охвачена паникой ‒ 75% российских работодателей не принимают никаких мер по защите от коронавируса. Но в ближайшем будущем ситуация изменится ‒ если количество заболевших будет расти такими же темпами, как в Италии.

И тогда удалённая работа станет реальностью для всех, кто работает в офисе и кому для работы достаточно телефона и компьютера с выходом в Интернет.

Как превратить диван в рабочее место ‒ проблемы удалёнщика

Представь: завтра руководство компании объявит, что временно переводит всех сотрудников на удалённую работу. Даже если никогда не мечтал работать из дома ‒ придётся приспосабливаться.

Мы поговорили с опытными удалёнщиками и узнали, какие проблемы могут возникнуть и как их решить.

Для полноценной работы из дома нужны минимум три условия:

Высокоскоростной стабильный интернет
ПО для связи с коллегами и планирования/выполнения рабочих задач
Возможность сосредоточиться на работе

Технические проблемы помогут решить коллеги, но создать условия для работы ‒ это только твоя задача.

Если в семье маленький ребёнок или инвалид, за которым нужен уход, ‒ дома ты работать не сможешь. Арендуй квартиру на месяц ‒ коворкинг во время эпидемии не вариант.

Но даже если проблем с переходом на дистанционную работу не должно быть ‒ они появятся.

Домашние дела

Что делать

Прокрастинация

Не нужно тратить время на дорогу до работы ‒ можно поспать лишние час-полтора. Или вообще встать за 15 минут до начала рабочего дня ‒ ведь мучиться со стрелками или наглаживать рубашку не надо.

Потом подъём сдвигается ещё на 10 минут, полчаса, час ‒ заставить себя встать становится всё труднее.

Что делать

Собери волю в кулак. Заводи будильник каждый день так, чтобы приступать к работе вовремя. Не получается ‒ придумай, что точно заставит проснуться: погуляй с собакой, выйди на пробежку.

Стресс

Ты привык к чёткому разграничению: работа ‒ в офисе, семья и друзья ‒ дома. На удалёнке всё иначе. Приходится прерывать работу, чтобы помочь домашним или друзьям. Задачи не закончены ‒ доделываешь работу вечером.

В результате возникает ощущение, что ты всё время на работе и зря тратишь время, которое мог бы посвятить рабочим задачам.

Что делать

Ощущение изоляции

После офиса сложно привыкнуть к общению только через чат и мессенджер. Очень не хватает разговоров с коллегами ‒ по делу и на кухне. Могут провисать срочные вопросы ‒ если собеседник не отвечает.

Часто возникает банальное недопонимание ‒ ты написал одно, а собеседник понял совсем другое.

Что делать

Грамотно настроить систему удалённой коммуникации и отслеживания рабочих задач, а также освоить этикет общения в чатах и мессенджерах.

Какие сервисы помогут организовать общение с коллегами и рабочий процесс

Вот какие сервисы для удалёнщиков мы протестировали и рекомендуем попробовать.

Корпоративный мессенджер

Очень удобный мессенджер ‒ Slack. Его несомненные плюсы:

Для связи с коллегами можно использовать даже самые обычные мессенджеры ‒ Telegram и Viber. По сравнению с электронной почтой любой мессенджер увеличивает скорость и простоту общения. Если лень или некогда писать ‒ используй видеосвязь по Skype.

Кстати, с 10 марта 2020 Microsoft добавил видеосвязь в бесплатную версию Teams ‒ на 6 месяцев. Google обещает бесплатный доступ до 1 июля 2020 к расширенным функциям для проведения встреч (Hangouts Meet) всем клиентам G Suite и G Suite for Education.

Планировщики

В компании наверняка уже используется CRM-система, нужно только войти в свой аккаунт ‒ и вот ты уже практически на работе.

Если такой системы нет или что-то не устраивает ‒ попробуй один из этих планировщиков. Бесплатных, кстати.

Trello ‒ популярное приложение, имеет вид канбан-доски. Создаёшь задачу и меняешь её статус по мере выполнения. Можно прикреплять вложения, назначать исполнителей, контролировать сроки.

Microsoft To Do ‒ подскажет, какие задачи требуют срочного решения. Подходит тем, кто работает в основном с Microsoft. И фанатам Wunderlist, который прекратит работу 6 мая 2020.

MyLifeOrganized ‒ для сторонников канбана. Можно выстроить бесконечную иерархию задач ‒ если любишь, чтобы всё по полочкам.

Как общаться в рабочем чате так, чтобы тебя поняли

Вполне сложился этикет письменного общения с коллегами.

Базовых правил три ‒ экономь своё время, береги чужое время, уважай собеседника.

Вот как это выглядит на практике ‒ 8 простых правил общения в рабочем чате.

2. Не надо мусорить в чате

Не добавляй эмодзи в каждое предложение. Это просто дурной тон.

3. Не надо лишнего

4. Следи за качеством

7. Не давай негативных оценок

Не пиши так, будто ведёшь устный диалог. В разговоре можно смягчить смысл интонацией, жестом, улыбкой, но на письме остаются только буквы.

Не забудь ‒ всё, что может быть понято неправильно, будет понято неправильно. И даже смайлик не спасёт.

8. Подтверждай свои слова

Коронавирус превратил мир в большую карантинную зону. Amazon, Facebook и Google уже отправили сотрудников работать из дома. Этому примеру последуют сотни компаний. Мы на пороге масштабного эксперимента: большинство из тех, кто протестируют новую модель работы, не захотят возвращаться к офисному варианту.

ВОЗ признал коронавирус пандемией. Вирус, шагающий по планете, уже повлиял на организацию труда во многих странах. Мировые компании начали вводить карантин в своих подразделениях. Microsoft и Expedia отправили работать из дома более 80% сотрудников. Немногим меньше — от 34% до 76% работников трудятся удаленно у таких гигантов, как Amazon, Uber, Facebook и Google. В Twitter также практически закрыли офисы для работников, а руководство Apple отправило 12 тысяч сотрудников штаб-квартиры в Калифорнии на дистанционную работу.

IT-гиганты Google и Microsoft уже заявили о предоставлении бесплатных версий сервисов совместной работы G Suite и Microsoft Teams. Так, пользователи любых тарифных пакетов могут бесплатно организовывать телеконференции до 250 человек. Коронавирус спровоцировал рост на 10-12% акций компании Zoom, предоставляющей ПО для видеоконференций. А трафик сервиса веб-конференций Webex уже вырос в 22 раза!

В ближайшее время отечественным работодателям также придется продемонстрировать свою гибкость. Готовы ли организации быстро реагировать на вызовы? В большинстве своем — нет. Однако если не принять меры оперативно, компании столкнутся с волнениями в коллективе: кто-то решит перестраховаться и самостоятельно уйти на карантин, другие придут в офис, надев дефицитные маски, но будут косо смотреть на чихающего коллегу. Рано или поздно коллектив сам начнет проситься на удаленку. Согласно данным приложения для анонимных отзывов о работодателях Blind (опрошено более 2 000 менеджеров технологических компаний по миру), 70% респондентов уже задумались, выходить ли им завтра на работу…

Большинство руководителей задаются вопросом: будет ли работа из дома эффективной? Ответ на этот вопрос попробовали найти в Стэнфордском университете. Там замеряли результативность работы сотрудников китайского колл-центра Ctrip. Производительность труда в домашних условиях увеличилась на 13%. Сотрудники делали меньше перерывов и находились в более комфортных условиях. К таким же выводам пришли в Microsoft, где, напомним, 80% работников трудятся из дома. Коронавирус поможет проверить эту теорию в более широком масштабе, но уже сейчас понятно, что эффективность удаленной работы зависит от корпоративной культуры. Если в компании способствуют самостоятельности сотрудников, то они показывают эффективность как через неделю после старта удаленной работы, так и через год.

Коронавирус подарил нам возможность провести самый масштабный эксперимент, касающийся рынка труда. И многие компании уже тестируют модель удаленной работы. А мировой тренд, направленный на фриланс, который активно пропагандирует поколение миллениалов, только усиливает шансы на успех. С другой стороны, сами работодатели начинают все больше присматриваться к фрилансерам. А это значит, что если до недавних событий часть работодателей планировала взять в штат маркетолога или SMM-специалиста, то теперь они обращаются к фрилансерам.

После коронавируса корпоративная культура уже не будет прежней. Некоторые из компаний останутся на удаленке и после мировой эпидемии. Во-первых, сами сотрудники, почувствовав преимущества домашней работы, не захотят возвращаться в офисы. А во-вторых, собственники бизнеса, соизмерив KPI работников и экономию на аренде помещений и коммунальных услугах, могут оставить в офисе лишь самых необходимых сотрудников.

Читайте также: